Az Ifjúsági Osztály 2006-ban indult eljárási működésével szabványosították és egységesítették a kérelmek feldolgozásához szükséges különféle üzleti folyamatokat, kezdve a napközitől, az iskola utáni ellátáson át, a szülői támogatásig, az ifjúságvédelemig és egyéb területekig. Ez azt jelenti, hogy ettől kezdve Berlin 12 kerületének minden ifjúságjóléti irodájában ugyanazzal a szoftverrel dolgozták fel a különböző szolgáltatásokra vonatkozó eljárásokat és folyamatokat. Bár a megfelelő szakterületeken különböző gyártók szoftvereit használják, maguk a speciális eljárások egységesek minden berlini ifjúságjóléti irodában.
Az ISBJ osztály felelős a speciális eljárások működésének biztosításáért, azaz támogatást és kapcsolatot tart az ifjúságvédelmi irodák felhasználóival, ha a különböző speciális eljárásokkal kapcsolatos problémák, meghibásodások vagy akár hibák merülnek fel.
Ebben a szerepében az ISBJ egység kezeli az adott szoftvergyártókkal kötött szerződéseket is, és szükség esetén kapcsolatba lép velük. Ennek az osztálynak az alkalmazottai tehát a felhasználók kapcsolattartói az ifjúságvédelmi irodákban, valamint a szoftvergyártóknak és a számítógépes központoknak, ahol a speciális eljárásokat működtetik.
Amikor az ISBJ megalakult, hamar világossá vált, hogy kiterjedt feladataihoz és összetett kommunikációjához jegykezelő rendszerre lesz szüksége. Abban az időben a berlini szenátusi adminisztrációnak nem volt tapasztalata a szolgáltatásmenedzsment szoftvermegoldásokkal, és nem volt akkora a választék sem, mint ma. Egyértelmű volt, hogy technológiai támogatásra van szükség – a német nyelvű támogatás volt a döntő pont az OTRS választásában abban az időben.
Most már OTRS-t használnak az összes kommunikáció leképezésére a folyamatműködéshez, az első és második szintű támogatáshoz, az incidens- és változáskezeléshez, valamint az ügyfelekkel és szolgáltatókkal folytatott összes kommunikációhoz. Minden párbeszéd jegyeken keresztül történik, és csak az ISBJ szakemberei használják az OTRS-t ügyintézőként. Az ifjúságvédelmi irodák felhasználói a folyamatot az ISBJ funkcionális e-mail-címére küldött e-mailes kérelemmel kezdik. A kérés az OTRS-ben létrehozott várólistába kerül, és így létrehoz egy jegyet. A hibaüzenet kézhezvétele után az első lépés a jegy besorolása az adott speciális eljáráshoz, amelyet felelősségüktől függően különböző alkalmazottak gondoskodnak.
Ezenkívül a jegy kérését ellenőrzik és értékelik, hogy ez a felhasználó kötelességszegése vagy a szoftverrel kapcsolatos probléma. Felhasználói hiba esetén az ISBJ szakember felveszi a kapcsolatot az Ifjúságvédelmi Hivatal munkatársával, és megfelelő támogatást nyújt neki a probléma orvoslásához. Ha egy szoftverproblémát azonosítanak, akkor információcsere és kommunikáció történik, amelyet az ISBJ egység teljes mértékben az OTRS-en keresztül kezel a hiba kijavítása érdekében. Először is elvégzik a probléma elemzését, például az adatközpont hibanaplójának értékelésével, megtekintésével és a hibaüzenet szimulálásával. Miután a problémát leszűkítették vagy azonosították, egy strukturált sablon segítségével kérik a szoftver gyártóját a hibaelhárítás további megbeszélésére.
Ez is nagyon kiterjedt, és néha hosszabb ideig tart. A tények tisztázásához lekérdezésekre, a hibaelhárítás típusának megvitatására van szükség, amelyet általában az informatikai szolgáltatók által telepített javítás részeként végeznek, tesztelnek, kiadnak és végül gyártásba helyeznek.
Általában nagyon kiterjedt párbeszéd és kommunikáció folyik a probléma végső megoldásáig. A folyamat összes lépése és állomása az OTRS-en belül történik egy jegyben, elsősorban bejövő leveleken keresztül az OTRS által kiszolgált funkciópostafiókokba.
Az ISBJ-nél végzett munkához különösen fontos a folyamatos adatkarbantartás az OTRS-ben. Ez magában foglalja a jelenlegi 15 dinamikus mezőt. Ezenkívül a zökkenőmentes folyamat része az egyes jegyek osztályozása és kiosztása.
A kérelmek gyors feldolgozásának biztosítása és a kérelmek áradatának elkerülése érdekében az aggályokat már az első szintű támogatás részeként csoportosítják a kerületekben, és a kérelmeket koordinált módon továbbítják az ISBJ-nek.
„Annak érdekében, hogy lépést tartsunk a folyamatosan növekvő követelményekkel, az OTRS bevezetése határozottan pozitív tényező volt, különösen a tudásdokumentáció, a strukturálás, a szerepmegértés és a szolgáltatásorientáció területén” – mondja Sebastian Erb, az ISBJ egység eljárásüzemeltetési és továbbfejlesztési munkacsoportjának vezetője.
