Bei 100 E-Mails am Tag effizient bleiben? Wir zeigen Ihnen, wie’s geht.

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Bei 100 E-Mails am Tag effizient bleiben? Wir zeigen Ihnen, wie’s geht.

Hier finden Sie einige Tipps, um ihren Tag so zu strukturieren,
dass Ihnen möglichst viel Zeit für Ihre Kernaufgaben bleibt.

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Hier noch eine E-Mail suchen, eben noch eine Quelle finden, da noch ein Dokument verifizieren…wo hatte ich das doch nochmal abgelegt? Schwups, und schon wieder ist eine halbe Stunde vergangen! Kennen Sie das? Die Zeit verrennt mit der Suche nach etwas ohne das Sie ein Ergebnis erzielt haben?

Das ist nicht nur ein Gefühl, sondern auch ein Ergebnis der aktuellen Studie der OTRS Group, die unter 500 Arbeitnehmern in Deutschland, USA und Brasilien durchgeführt wurde: Über 80 Prozent der Mitarbeiter geben an, durchschnittlich eine halbe Stunde am Tag damit zu verbringen, nach Informationen zu suchen. Mehr als 23 Prozent brauchen sogar zwei Stunden am Tag allein für die Informationssuche.

Über 80 Prozent der Mitarbeiter geben an, durchschnittlich eine halbe Stunde am Tag damit zu verbringen, nach Informationen zu suchen.

Dabei scheint auch die Kommunikation über E-Mail nicht immer effizient zu laufen. Über 32 Prozent brauchen durchschnittlich eine Stunde am Tag, um ihre E-Mails zu sortieren. 28 Prozent geben an, dass bei der Füller de E-Mails andere Aufgaben immer wieder nach hinten geschoben oder vergessen werden.

Laut einer Studie des Büros Kaizen beträgt der Arbeitszeitverlust durch ineffiziente Arbeitsorganisation in Deutschland sogar einen ganzen Arbeitstag pro Woche. Außerdem hat die Studie gezeigt, dass dadurch durchschnittlich sechs Überstunden pro Woche gemacht werden. Gleichzeitig sagen laut OTRS Studie fast 40 Prozent, dass ihnen eine gute Work-Life-Balance die größte Zufriedenheit im Job bringt. Müssen die Überstunden, die durch E-Mails verursacht werden, also wirklich sein?

Hier finden Sie einige Tipps, um ihren Tag so zu strukturieren, dass Ihnen möglichst viel Zeit für Ihre Kernaufgaben bleibt. Denn das steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz:

E-Mails

  • Bevor Sie eine E-Mail schreiben, überlegen Sie sich genau, für welchen Empfänger/-kreis diese sinnvoll und relevant ist. Strukturieren Sie Ihre E-Mail so, dass der Empfänger alle wichtigen Infos auf einen Blick hat und sofort weiß, ob er die E-Mail nur zur Information erhält oder handeln soll. Beachten Sie die Betreffzeile und fügen Phrasen wie „Zur Information“ oder „Feigabe“ hinzu, so dass der Empfänger schneller weiß, was zu tun ist.
  • Schaffen Sie sich dedizierte Zeitfenster zur Bearbeitung ihrer E-Mails, so dass sie nicht jede einzelne Mail von einer Aufgabe ablenkt.
  • Reduzieren Sie die Anzahl der E-Mails durch die Implementierung eines Ticketing-Systems. Dies fügt der Kommunikation eine Struktur und Nachverfolgbarkeit hinzu. So gehen keine Details verloren, während gleichzeitig die Anzahl der E-Mails reduziert wird.
  • Auch die Strukturierung des elektronischen Posteingangs kann schon Wunder bewirken. Eine Ordnerstruktur mit Projektnamen oder abgeschlossenen und zu bearbeitenden Projekten kann sehr hilfreich sein ebenso wie der Aufgabenstatus.
  • Man muss nicht jede E-Mail neu schreiben: Oftmals hilft es, wenn Sie eine Vorlage mit oftmals benötigten Antworten und Phrasen zusammenstellen und diese dann immer wieder verwenden oder in andere E-Mails kopieren können.
Die Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems kann dazu beitragen, die Anzahl der versendeten E-Mails zu reduzieren.

Dokumentenmanagement

  • Die Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems kann dazu beitragen, die Anzahl der versendeten E-Mails zu reduzieren, da die Mitarbeiter keine Elemente per E-Mail zwischen den einzelnen Elementen hin- und herwechseln müssen. Stattdessen speichern sie Dokumente in einem für alle zugänglichen Bereich für die gemeinsame Nutzung und Aufbewahrung.
  • Überlegen Sie sich, welches Ablagesystem für Sie in Frage kommt und kommunizieren Sie dies entsprechend an Ihre Mitarbeiter. Egal ob Ihr Dokumentenmanagementsystem in der Cloud oder lokal gehostet ist – achten Sie auf die richtige Struktur, Benennungen und Zugriffsrechte. Das sollte sowohl auf lokaler als auch auf globaler Ebene geregelt sein, so dass auch internationale Teams hier Zugriff haben.

IT Service Management

  • Stellen Sie den Mitarbeitern Selbsthilfe-Tools zur Verfügung. Wenn die Mitarbeiter Anweisungen zur eigenen Problemlösung erhalten, reduziert dies die Anzahl der Anfragen, die per E-Mail an das Serviceteam gerichtet werden.
  • Achten Sie darauf, dass IT-Probleme dem Mitarbeiter nicht zu viel Zeit kosten. Kommunizieren Sie klar, wie lange er selbst versuchen sollte, das Problem selbst zu lösen, bevor er die IT-Abteilung kontaktiert.
  • Auch sollte geregelt sein, wie die Kontaktaufnahme mit der IT erfolgt, also per E-Mail, Telefonat, Ticket oder iChat. Achten Sie darauf, diese Kanäle zu beobachten und zu optimieren, um den Service in Zukunft noch effizienter gestalten zu können.

Wenn Ihnen die Tipps zu aufwendig erscheinen, hilft alternativ auch ein Ticket-System, um effizienter zu arbeiten und mehr Zeit für die Kernaufgaben zu haben. Hier werden alle Anfragen, Probleme und Kommunikationsabläufe gespeichert. Die Strukturierung erfolgt automatisch, denn alle Informationen zu einem Thema werden in einem Ticket hinterlegt – vergleichbar mit Papierordnern, in denen alle Dokumente zu einem Vorgang hinterlegt sind.
Die zeitintensive Suche nach einer E-Mail oder einem benötigten Detail sowie das Sortieren von E-Mails erledigen sich damit. Automatische Erinnerungen sorgen außerdem dafür, Deadlines einzuhalten mit realistischen Zeitfenstern zu arbeiten.

Und jetzt wünschen wir Ihnen viel Spaß beim effizienten Arbeiten in dem Gebiet, in dem Sie wirklich der Profi sind!