Best Practices für das Arbeiten im Home Office

In kürzester Zeit wurde der tägliche Weg ins Büro ersetzt durch flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. Mobiles Arbeiten, Home Office, Telearbeit und die Cloud sind ganz selbstverständlich Teil unserer Arbeitswelt geworden. Das bringt nach wie vor einige Herausforderungen mit sich, bis das Home Office wirklich selbstverständlicher Teil in Teams und in der Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern geworden ist und es wirklich reibungslos funktioniert.

Das Equipment als Basis

Remote zu arbeiten, bedeutet nicht, es sich zu Hause auf dem Sofa bequem zu machen, sondern im Gegenteil mindestens genauso gut oder besser als im Büro ausgestattet zu sein. Dafür benötigen Sie folgendes Equipment:

• Einen Arbeitsplatz, an dem Sie Ihr Arbeitsgerät ergonomisch aufstellen können.
• Einen höhenverstellbaren Stuhl.
• Einen Arbeitsplatz, an dem man auch mal „die Tür zu machen kann“.
• Eine stabile Internetverbindung.
• Eine VPN-Verbindung, mit der Sie eine sichere Kommunikation zwischen Ihrem Rechner zu Hause und den Servern im Unternehmen gewährleisten.
• Regelmäßiges Überprüfen Ihrer Antivirensoftware und Betriebssystem-Updates.
• Gegebenenfalls einen Monitor, den Sie zusätzlich zum Laptop verwenden.
• Gegebenenfalls einen Drucker.

Nach wie vor ist die größte Herausforderung beim Arbeiten in virtuellen Teams und somit im Home Office nicht die sinkende Produktivität, sondern das Aufrechterhalten der Kommunikation innerhalb der Teams. Bezogen auf die Produktivität hat eine Umfrage der OTRS Group ergeben, dass 39 Prozent der Mitarbeiter im Home Office genauso produktiv arbeiten wie im Büro. Ganze 43 Prozent geben sogar an, dass sie von daheim produktiver als im Büro sind.

Dass die größte Herausforderung in der Kommunikation liegt, belegen die Umfrageergebnisse ebenfalls. Denn 23 Prozent der Befragten sehen das größte Risiko im Verzicht auf persönliche Meetings. Und dennoch wünschen sich 41 Prozent die Möglichkeit vollständig mobil arbeiten zu dürfen, während 40 Prozent ein Mischverhältnis aus Büro- und Home-Office-Tagen bevorzugen.

Kommunikation als Schlüssel und Herausforderung

1. Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden: Konzentrieren und protokollieren Sie Ihre Kommunikation.

Zuallererst einmal gilt, vernetzen Sie sich regelmäßig mit Ihren Teamkollegen. Hierfür gibt es unzählige Tools, die Ihnen helfen können. OTRS ist eines davon. OTRS sorgt dafür, dass die Teammitglieder den Arbeitstag über nicht die Verbindung zueinander verlieren. Allgemeine Themen, Aufgaben oder Projekte können in einem Ticket platziert werden, an dem andere Kollegen jederzeit involviert werden können.

Um Missverständnissen vorzubeugen oder Fragen zu klären, ist es möglich innerhalb eines Tickets zu sehen, wer beteiligt ist. Innerhalb eines Tickets hat man die Wahl zwischen einer klassischen E-Mail, einer internen Note oder weiteren Kommunikationskanälen. Vor allem mit den Notes fördern Sie die Zusammenarbeit und halten Ihr Team auf demselben Wissensstand.

2. Wer ist wann wie verfügbar, wenn man nicht mal eben fragen kann?

Wenn ein Team vollständig virtuell agiert, ist ein schnelles Besuchen des Kollegen im Nachbarbüro nicht mehr möglich. Daher müssen zunehmend auch noch so kleine Workflows digitalisiert werden, wie zum Beispiel Urlaubsanträge. Insbesondere für die Projektplanung und etwaige Meetings ist ein Zugriff auf verfügbare Ressourcen bzw. Kollegen unerlässlich. Mittels der Out-of-Office-Funktion oder dem OTRS Kalender ist jederzeit unternehmensweit einsehbar, wann welcher Kollege abwesend ist aufgrund von Urlaub oder Krankheit und wann verfügbar. Zugleich lassen sich unmittelbar Termine für Meetings oder Außendiensteinsätze einstellen.

Den fehlenden Plausch auf dem Büroflur setzt OTRS eine Chatfunktion entgegen. Kollegen werden on- oder offline angezeigt und können demnach angechattet werden. Sollte sich im Verlauf des Chats ein To Do ergeben, kann der Chat mit einem Mausklick in ein neues Ticket umgewandelt oder an ein vorhandenes hinzugefügt werden.

3. Das kommunizieren, was Sie möchten.

OTRS ist so konzipiert, dass Ihre Mitarbeiter flexibel entscheiden können über welches Endgerät sie arbeiten und somit mit ihren Kollegen in Kontakt bleiben wollen – ob auf Smartphone, dem Laptop oder Desktop mit 49“ Monitor. OTRS arbeitet browserbasiert und benötigt daher keine Installation der Software auf Endgeräten. Damit ermöglichen wir Ihren Mitarbeitern die Freiheit, zwischen unterschiedlichen Arbeitsweisen zu wählen. Denn mit OTRS hat ein Mitarbeiter seine komplette Kommunikation an einem Ort, gesichert durch Passwortrichtlinien, Single-Sign-On und 2-Faktor-Authentifizierung. Zudem arbeiten Sie in einer sicheren Umgebung, da keine sensiblen Unternehmensdaten dauerhaft lokal gespeichert werden müssen.

Fassen wir unsere Best Practices nochmal kurz zusammen:
Zunächst einmal ist ein optimal ausgestatteter Arbeitsplatz das A und O. Ein ruhiger, ergonomischer und technisch gut ausgestatteter Arbeitsplatz zu Hause erleichtert das Arbeiten sehr.

Über Notes, Chatfunktionen und Tickets ist ihr Team untereinander, aber auch mit Kunden und Dienstleistern in stetigem Austausch. Zum Kinderspiel wird das Ressourcenmanagement dank unternehmensweitem Kalender. Und zu guter Letzt sind alle Ihre Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsgerät, da mit OTRS in der Cloud gearbeitet wird.

„Wir befinden uns in einer zunehmend digitalisierten Welt. Diese bringt viele Vorteile aber auch gleichermaßen Risiken mit sich; gerade dann, wenn Mitarbeiter vermehrt und längerfristig vom Home Office arbeiten“, sagt Sabine Riedel, Vorstandsmitglied der OTRS AG und Expertin für Digitale Transformation. „Die Bereitstellung von Tools, die die Kommunikation unterstützen, an die Mitarbeiter aus ihrem Büroalltag gewöhnt sind, ist dabei eine wirkungsvolle Maßnahme, die Produktivität aufrecht zu erhalten, aber auch langfristig für eine gelungene Unternehmensentwicklung.“

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