Veränderung – der Erfolg hängt von Ihnen ab

“The world turns and we turn with it.” Das sagte Brad Pitt in einem Werbespot für Chanel Nr. 5 aus dem Jahr 2012. Dieser kleine Clip erregte viel Aufmerksamkeit, denn das erste Mal war ein Mann Botschafter für das wohl bekannteste Frauenparfum der Welt.

Im Grunde genommen hat das gar nichts mit diesem Blogartikel zu tun, bis auf den Satz selbst. „Die Welt dreht sich und wir drehen uns mit ihr.“ Weil ich mich als „Marketingmensch“ für gut gemachte Werbung interessiere und diese durchaus bewusst wahrnehme, ist mir dieser Satz in den Kopf gekommen, als ich neulich darüber nachdachte, über was ich zum Thema Veränderung schreiben möchte. Warum auch immer. Entweder weil die Werbestrategen des Hauses Chanel ihr Handwerk einfach verstehen und wissen, wie man Botschaften und Produkte in die Köpfe der Konsumenten bringt oder schlicht und einfach, weil es in diesem Satz durchaus um Veränderung geht. Genauer gesagt um Bewegung.

Ich schreibe über Veränderung, weil das Thema noch nie so aktuell war, wie in diesen Tagen. Und das, obwohl unsere Generation vor allem aufgrund der Digitalisierung per se mit Veränderung so stark zu tun hat, wie nur selten Generationen zuvor. Es besteht größtenteils Konsens darüber, dass Veränderung grundsätzlich positiv ist, wenn man sich, respektive ein Unternehmen, entwickeln möchte. Es heißt ja nicht umsonst, Stillstand bedeutet Rückschritt.
Allerdings benötigt eine erfolgreiche Veränderung oder Transformation meines Erachtens zumindest einen stabilen Rahmen oder Fundament und dementsprechend durchaus auch Routinen. Es hat wie bei so vielen Dingen im Leben mehreres eine Berechtigung und Notwendigkeit.

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Bleiben wir aber bei der Veränderung. Sie ist also eigentlich gut. Ja. Sie ist wichtig. Sowieso. Sie bringt uns voran. Auch korrekt.
Offenbar möchten wir Veränderung. Menschen sind unzufrieden mit ihrem Leben, mit ihrer beruflichen Situation, ihrer Beziehung. Es ist ein ständiges Streben nach Optimierung. Dafür muss man sich nun einmal auf Veränderungen einlassen. Warum uns das oft schwerfällt ist schlicht und ergreifend der Tatsache geschuldet, dass damit auch Risiken und Unsicherheiten verbunden sind. Logischerweise.

Und genau das ist das Problem. Veränderung sollte doch bitteschön ausschließlich positiv sein. Zumindest ist das das Bestreben. Dafür gibt es jedoch leider keine Garantie. Gemäß meiner Erfahrung befürworten Menschen Veränderungen zwar grundsätzlich, wenn es dann aber darum geht, etwas an sich selbst oder seinen Gewohnheiten und Verhaltensweisen zu ändern, sieht es schon wieder ganz anders aus. Da hört man es dann doch wieder, das berühmte „Früher war sowieso alles besser…“.

Richtig aber ist, es kommt darauf an, wie (schnell) Veränderung stattfindet und wie vorbereitet wir darauf sind.

Viele Menschen haben das Gefühl, dass sie nur noch reagieren können und denken, Veränderungen kommen ausschließlich von außen und man kann nichts tun, außer sie zu ertragen oder schlussendlich umzusetzen.
Und so handeln wir dann meist. Wir schieben Entscheidungen bezüglich Veränderungen oft so lange hinaus, bis irgendetwas auf uns zukommt. Wir werden selbst also erst aktiv, wenn wir ohnehin keine Wahl mehr haben. In Wirklichkeit aber hätten wir die Situation sehr wohl selbst verändern können.

Vorzeichen erkennen

Fast alle Veränderungen haben Vorzeichen.
Entscheidend ist, dass wir sie erkennen und vor allem etwas damit anfangen. Normalerweise haben wir viele Möglichkeiten, auszumachen, in welche Richtung etwas verlaufen wird, also einen Trend abzusehen. Wir müssen lediglich interessiert sein, die Augen offenhalten und uns aktiv um die wichtigen Informationen bemühen und dann natürlich entsprechend damit umgehen.

Veränderungen um ihrer selbst willen gehen allerdings meist nach hinten los und sollten vermieden werden. So positiv Veränderungen in der Regel auch sind – es ist davon abzuraten, auf Biegen und Brechen alles verändern zu wollen. „Never change a winning team.“ Wenn man sich dadurch nicht verschließt und trotzdem Veränderungen gegenüber offenbleibt, ist an diesem Satz durchaus etwas dran.
Wir brauchen zumindest einen gewissen Rahmen, um uns sicher zu fühlen und orientieren zu können.

Es gibt also ohnehin genug, was man beachten oder berücksichtigen muss, wenn man erfolgreich aus Veränderungen hervorgehen möchte. Und nun gibt es auch noch COVID-19 oder besser gesagt SARS-CoV-2.

Ausnahmesituation

Wo waren denn hier die Vorzeichen? Ich wage zu behaupten, es gab keine. Es hat uns eiskalt erwischt.
Um beim Bild meiner Einleitung zu bleiben, kann man sagen, die Welt dreht sich nun noch deutlich schneller als ohnehin schon. Und das hat nichts mit dem bevorstehenden Herbst zu tun, in dem sich einer Theorie zufolge aufgrund des herabfallenden Laubs unsere Erde schneller drehen soll als sonst.

Jeder Einzelne von uns spürt die Auswirkungen der Corona-Maßnahmen. Sowohl unsere Kinder als auch unsere Älteren und natürlich wir selbst. Es ist keine Übertreibung, wenn man sagt, nichts ist mehr, wie es einmal war, denn nahezu jeder Lebensbereich ist betroffen und von massiven Einschränkungen geprägt.

Vieles hat sich seit Beginn der Pandemie verändert, unser Privatleben aber auch der berufliche Alltag. Mobiles Arbeiten und Home Office sind plötzlich in aller Munde und unser tägliches Leben ist geprägt von Regeln und Vorschriften. Das ist die Realität, mit der sich momentan jeder abfinden muss. Alles ist anders. Reisen, Zusammenkünfte, Veranstaltungen, Kultur – und eben auch unser Arbeitsleben.

Was wird dauerhaft das „Neue Normal“?

Corona hat unsere tägliche Arbeit verändert und uns zum Teil völlig neue Aspekte an Arbeitsbedingungen aufgezeigt. Aber was davon wird das „New Normal“ werden? Wird es einen dauerhaften Wechsel in der Gestaltung von Arbeit geben oder sind die Veränderungen temporär?
In der Studie „Arbeiten in der Corona-Pandemie – Auf dem Weg zum New Normal“ versucht das Frauenhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) diese Frage zu beantworten. Dafür haben sie vom 5. bis zum 22. Mai 2020 die Einflüsse virtueller Arbeit, insbesondere dem Home Office, auf die Unternehmenspraxis untersucht. In 500 deutschen Unternehmen wurden Entscheider aus Bereichen wie Personal, Organisationsentwicklung und Strategie befragt.

Sowohl die Ergebnisse dieser Studie als auch die Erkenntnisse aus einer OTRS Umfrage vom Juni 2020 und unsere eigenen praktischen Erfahrungen bestätigen bereits jetzt mit großer Wahrscheinlichkeit, dass auch nach der Überwindung der Corona-Krise folgende Punkte auf unseren Arbeitsalltag zutreffen werden:

1. Home Office ist eher die Regel anstatt die Ausnahme.
2. Arbeitszeiten und -modelle werden grundsätzlich flexibler.
3. Digitalisierte Arbeitsprozesse sind unumgänglich.
4. Dienstreisen werden verstärkt durch virtuelle Meetings ersetzt.
5. Eine starke Unternehmenskultur und Wir-Gefühl nehmen an Bedeutung zu.

Weiter oben erwähnte ich, wie wichtig es ist, auf Veränderung vorbereitet zu sein. Jetzt haben wir ein gutes Beispiel dafür, denn in dieser Krisensituation sind die gut vorbereiteten Unternehmen eindeutig im Vorteil. Arbeitgeber, die sich bereits vor Corona mit der digitalen Transformation in ihrer Unternehmenskultur auseinandergesetzt haben, können nun punkten.

Offensichtlich aber wurde von vielen Unternehmen bisher nichts oder nicht genug getan, obwohl die Vorzeichen lange deutlich erkennbar waren. In Strukturen von kleineren und mittelständischen Betrieben ist die Umsetzung jedoch oft tatsächlich keine einfache Sache. Deshalb geht es hier nun vor allem um die richtige Reaktion. Was diese Unternehmen jetzt wirklich brauchen, ist Unterstützung, um auf die massive Veränderung reagieren zu können. Unternehmenserfolg und -wachstum basieren auf effizienter Kommunikation, klaren Strukturen sowie optimierten Prozessen – auch und gerade in diesen Zeiten.

Wie die richtige Technologie Unternehmen unterstützen kann

Damit Abläufe und die Kommunikation mit Kollegen und Kunden reibungslos laufen, braucht es neben der richtigen Auf- und Einstellung, einer entsprechenden Unternehmenskultur vor allem auch Technologie.
Professionelle Unterstützung bietet eine Service Management Software wie zum Beispiel OTRS. Damit bleiben die Servicequalität erhalten, Ressourcenplanung trotz dezentralisierter Teams realisierbar und Mitarbeiter motiviert. Motivation ist im Übrigen ganz besonders wichtig, denn Veränderungen dieses Ausmaßes in so kurzer Zeit können nicht nur zu Verunsicherung sondern auch Resignation innerhalb der Teams führen.

Also sind Lösungen gefragt! Unternehmen können trotz plötzlicher Veränderung und auch, wenn man nicht vorbereitet war, immer noch erfolgreich bleiben. Aber jetzt gilt es wirklich. Richtig zu reagieren ist nun wichtiger denn je, um einen Betrieb weiterlaufen zu lassen.

Trotz aller Vorgaben, Regeln und Vorschriften und damit einhergehenden veränderten Arbeitsbedingungen können wir antworten und die notwendigen Anpassungen vornehmen. Zum Beispiel durch die Implementierung einer Service Management Software für mobiles Arbeiten. Sie unterstützt Unternehmen dabei, die Anliegen von in- und externen Kunden optimal und effizient zu bearbeiten und ist eine wichtige Basis für virtuelles Arbeiten.

Das sind einige ihrer Vorteile:

Ticketing und Arbeitsabläufe
Sie beinhaltet Service Management Tools, ermöglicht das Automatisieren von Tickets und Abläufen und bietet eine Fülle von unterschiedlichen Funktionalitäten, die je nach Bedarf integriert werden können. Und das für jeden Unternehmensbereich.

Vorlagen, Zuweisung und Überblick
Durch Vorlagen, Zuordnungen und lückenlose Historie werden Fehler vermieden und Aufgaben lassen sich zügig abschließen. Schneller Informationszugang sichert Effizienz, zeitnahe Reaktionen und angepasste Maßnahmen.
So gelingt es, die Qualität im Service Management messbar zu steigern.

Individuelle Anpassung
Für standardisierte und häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe gibt es bereits integrierte Prozessvorlagen. Aber auch individuelle Prozesse lassen sich mit einem Prozessmanagement problemlos erstellen.

Diese Möglichkeit technologischer Unterstützung als Reaktion auf die Veränderungen in der Arbeitswelt ist tatsächlich eine sinnvolle Investition in die Zukunft eines Unternehmens. Auch, damit Mitarbeiter weiterhin und trotz veränderter Bedingungen Spaß bei der Arbeit haben.

Zum Thema Veränderung gehört zwangsläufig auch die Flexibilität. Sowohl als Voraussetzung beim Menschen, also als persönliches Mindset, um sich auf Neues einzulassen, aber auch ganz pragmatisch bei den Tools, die wir nutzen, um unsere Arbeit und Prozesse zu optimieren. Auch da sind Unternehmen mit OTRS immer gut beraten, egal wie groß sie sind oder welcher Branche sie angehören. Die Software ist so flexibel, dass sie auf jeden Fall passen wird.

Bleibt festzuhalten, dass sich an der Tatsache, dass Veränderungen wichtig und vor allem unumgänglich sind, nichts geändert hat und auch nichts ändern wird. Aber es spielt eine große Rolle, wie wir damit umgehen und sie gestalten. Vor allem ist es wichtig, eine möglichste aktive Rolle einzunehmen und nicht nur zu reagieren. Es sei denn, es handelt sich um Ausnahmesituationen, wie die momentane. Da bleibt uns nur die Reaktion, diese ist dann aber umso wichtiger, um der Herausforderung bestmöglich zu begegnen.

Lassen Sie uns kurz einige Punkte zusammenfassen, die wichtig sind und die es zu berücksichtigen gilt, wenn Veränderungen zu Erfolg führen sollen:

• Die richtige Einstellung zählt. Veränderungen gehören zum Leben und sind unvermeidlich.
• Veränderungen sollten nach Möglichkeit aktiv initiiert werden.
• Angst vor Veränderung ist normal, sollte aber nicht das Handeln bestimmen.
• Gute Vorbereitung ist das A und O.
• Es gilt, Vorzeichen zu erkennen und rechtzeitig Konsequenzen zu ziehen.
• Ignorieren Sie Veränderung nicht, sondern reagieren Sie darauf so gut wie möglich.

Bereits Louis Pasteur, französischer Chemiker, Physiker, Biochemiker und Mitbegründer der medizinischen Mikrobiologie, sagte sinngemäß „Veränderungen begünstigen nur den, der darauf vorbereitet ist.“

Ja, Veränderungen sind meistens eine Herausforderung. Wenn wir aber versuchen, hauptsächlich die Chancen zu erkennen, wird es uns leichter fallen, mit ihnen umzugehen.