Wahr oder Falsch: Es ist teurer, mit einem Lösungsexperten zu arbeiten
02/06/2021 |

Wahr oder Falsch: Es ist teurer, mit einem Lösungsexperten zu arbeiten

Wenn Ihr Unternehmen Geld investiert, um ein Produkt zu implementieren, können Ausprobieren und Testen, Agieren auf Basis von Annahmen und Vermutungen nicht selten in viel Nacharbeit und kostspieligen Fehlern resultieren. Wie lässt sich das vermeiden?

Klar, die Lernkurve ist gerade dann, wenn man nicht so effektiv oder effizient ist, wie man es sich wünscht, am steilsten. Jeder fängt irgendwann bei irgendwas mal bei Null an, deshalb ist es grundsätzlich natürlich ok, wenn man etwas ausprobiert, erforscht oder Vermutungen anstellt.

Wenn Sie jedoch als Unternehmen agieren und Geld ausgeben, um ein Produkt zu lancieren, ist das nicht unbedingt der beste Weg. Diese Vorgehensweise führt zu Zeitverschwendung, viel Nacharbeit und kostspieligen Fehlern. Für Unternehmen ist es deshalb wichtig, zwischen denen, die noch lernen und echten Experten zu unterscheiden: Sie müssen ihr Geld maximieren, indem sie mit Lösungs-/Dienstleistungsanbietern arbeiten, die langfristig effektive und effiziente Partner sein können und werden.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl von Lösungsanbietern die folgenden Themen und Fragen:

1.Wird die Implementierung der Lösung effizient sein?

Als Unternehmen ist es Ihr Ziel, die richtige Lösung in möglichst kurzer Zeit für möglichst wenig Geld einzurichten.

Bereits erfolgreich? Sicher würden Sie nicht mit einem Unternehmen/einer Person arbeiten wollen, die die Software noch nie zuvor implementiert hat. Indem Sie sich nach der Anzahl der bereits vorgenommenen Implementierungen erkundigen, bekannten Problemen auf den Grund gehen und nach Empfehlungen fragen, erhalten Sie einen Eindruck davon, wie kompetent der Anbieter ist und wie nahtlos die Implementierung bei Ihnen ablaufen wird.

Managed Option? Wenn Ihr Unternehmen Ausstattungs- und Personalkosten einsparen möchte, sollten Sie auch über Cloud-Optionen nachdenken. Ein Anbieter, der diese im Portfolio hat, ist wahrscheinlich etablierter und verfügt über die Ressourcen und das Personal, um das Niveau der Servicebereitstellung für seine Kunden durchgängig zu halten.

2. Kann die Lösung auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden?

Natürlich passen nicht alle Produkte von der Stange genau zu Ihrem Unternehmen, daher sollten Sie mit einem Experten zusammenarbeiten, der Ihnen dabei helfen kann, sie auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.

Schnelle Konfiguration? Viele Produkte bieten eine große Bandbreite an Konfigurationsmöglichkeiten. Die Service-Management-Lösung OTRS zum Beispielmehr als 2.500! Um genau zu wissen, welche man zu welchem Zeitpunkt nutzen sollte, braucht esZeit, Erfahrung und die Zusammenarbeit mit vielen Kunden aus unterschiedlichen Branchen mit individuellen Anwendungsfällen. So finden Sie den besten, schnellsten und günstigsten Weg, um die Software an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Erfahrung in kundenspezifischer Entwicklung und deren Auswirkungen auf das Produkt? Manchmal ist es nicht nur eine Konfiguration, die erforderlich ist. Es kann sein, dass die Entwicklung die ganze Software an die Wünsche des Kunden anpassen muss. Wenn der Anbieter in diesem Bereich kein Experte ist, können Unternehmen schnell zusätzliche Kosten entstehen, wenn der Anbieter versucht, eine praktikable Lösung zu finden. Noch schlimmer ist es, wenn der Provider nicht der Eigentümer des Quellcodes ist. In diesem Fall kann das fehlende Wissen bedeuten, dass er/sie versehentlich benutzerdefinierten Code erstellt, der die ursprünglich vom Hersteller implementierten Sicherheitsaspekte außer Acht lässt, so dass die Daten Ihres Unternehmens gefährdet werden und der Betrieb beeinträchtigt wird.

Mangelnde Kenntnisse können dazu führen, dass er/sie versehentlich benutzerdefinierten Code erstellt, der Sicherheitsüberlegungen außer Acht lässt, die ursprünglich vom Hersteller implementiert wurden, wodurch die Daten Ihres Unternehmens gefährdet werden und der Betrieb beeinträchtigt wird.

Roadmap, die Innovation und Berücksichtigung von Trends beinhaltet? Es ist auch wichtig, darauf zu achten, was die Produkt-Roadmap vorweist. Gibt es einen Plan für konsequente Innovationen und die Anpassung des Produkts an moderne Trends und Funktionen? Werden Produktverbesserungen in Betracht gezogen?

3. Woher weiß ich, was ich tun muss, wenn ich beginne, mit demSystem zu arbeiten?

Dann erfolgt die Übergabe. Jetzt haben Ihre Admins Zugang zu diesem neuen Tool und auch die Nutzer kommen an Bord. Aber sind sie auch bereit? Ist Ihr Anbieter dann verfügbar, um in dieser Phase Unterstützung zu bieten?

Schulungs- und Supportstrategie? Ein Lösungsanbieter, der ein echter Experte ist, schaut über die einfache Implementierung hinaus. Er ist darauf vorbereitet, Ihre Anforderungen auch nach der Übergabe zu erfüllen, wenn sich Ihre Administratoren mit derneuen Plattform vertraut machen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter einen bewährten Ansatz für das Angebot von Schulungen und Support hat. Andernfalls kann es passieren, dass Sie am Ende mit einer Plattform dastehen, mit der Sie nicht umgehen können, und Geld und Ressourcen verschwenden, weil ihr volles Potenzial nicht ausgeschöpft wird.

Wie sieht es mit der Dokumentation aus? Natürlich können Administratoren und Benutzer nicht alles in ein paar Trainingseinheiten lernen. Was passiert also als nächstes? Ein etablierter, kompetenter Anbieter wird Zeit und Geld in die Erstellung nützlicher Dokumentation investieren, die die Software erklärt und bei der Problemlösung hilft. Das sichert die langfristige Nachhaltigkeit der Lösung. Zum Beispiel haben alle Kunden der OTRS-Gruppe Zugang zu Admin- und Benutzerhandbüchern, die sie anleiten, sowie zu aktualisierten Videos und Webinaren, die sie nach der Implementierungunterstützen.

Wie sieht es mit Upgrades aus? Mit der Zeit werden Sie die Software aufrüsten wollen. Neue Trends, Features und Funktionen werden Ihrem Team Zeit (und Geld) sparen. Aber wie umfangreich wird dann das Upgrade sein? Wurde die eventuelle Notwendigkeit eines Upgrades während der Anpassung berücksichtigt, oder hat die mangelnde Erfahrung des Anbieters dazu geführt, dass der zugrunde liegende Code so verändert wurde, dass Upgrades unmöglich sind? Ein Experte wird diese Notwendigkeit berücksichtigen, so dass Sie nicht auf dem Trockenen sitzen bleiben.

4. Was passiert, wenn ich nicht weiterkomme?

Experten sorgen dafür, dass Sie die richtigen Ressourcen an Ihrer Seite haben, um erfolgreich zu sein. Sie werden immer für Sie da sein, wenn Ihr Unternehmen sie braucht.

SLAs vorhanden? Kompetente Lösungsanbieter verstecken sich nicht. Sie werden Ihnen klar erklären, was Sie in Bezug auf ihre Service Level Agreements erwarten können. Sie verfügen über eine vordefinierte Struktur, um prompte Unterstützung und Hilfe zu bieten, auf die Sie sich verlassen können.

Fokus auf Sicherheit? Angesichts der zunehmenden Cyberkriminalität und der Datenschutzbestimmungen, die in den meisten Teilen der Welt gelten, ist Sicherheit heutzutage von größter Bedeutung. Ist dies ein Thema, das der Anbieter mit Ihnen bespricht? Ein Experte sollte immer im Blick haben, was langfristig für Ihr Unternehmen entscheidend ist, nicht nur heute, während er das aktuelle Projekt abwickelt. Er oder sie sollte mit Ihnen über Themen wie Privacy by Design, Sicherheit im Rechenzentrum und darüber sprechen, wie sie vergangene Schwachstellen beseitigt haben.

Langlebigkeit des Unternehmens? Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, wie lange das Unternehmen bereits auf dem Markt tätig ist. Ein Einzelkämpfer oder ein neuer „Laden“, der erst seit ein paar Jahren im Geschäft ist, arbeitet möglicherweise später nicht mehr, wenn Sie zusätzliche Unterstützung oder Dienstleistungen benötigen. Ein Experte wird Ihnen auch zur Seite stehen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Man sagt, dass Experten nur Menschen sind, die bereits Fehler gemacht haben. Es gibt viele Dienstleister, die alle nützliche Technologie- und Beratungsdienste anbieten. Die wichtige Frage ist: Sind das auch alles Experten?

Wie lautet also Ihre Antworten auf die obigen Fragen? Wenn Sie diese Punkte berücksichtigt haben und immer noch unsicher sind, suchen Sie weiter: Amateure werden auf Ihre Kosten üben, was sich am Ende nicht auszahlt. Suchen Sie weiter, bis Sie einen Experten gefunden haben.

Sind Sie an einer Service Management Software interessiert, die Ihr Team bei der Verbesserung von Prozessautomatisierung, Kommunikation, Aufgabenmanagement und KPI-Messung unterstützt? Sprechen Sie noch heute mit einem OTRS-Experten.

Beigetragen von: Daphne Sim

Text:
Photos: Mikhail Nilov via Pexels

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