Zeiterfassung zur Produktivitätssteigerung

Automatic Time Accounting

Neues Feature für OTRS Kunden

Um Unternehmen bei der Erfassung dieser Daten zu unterstützen, bietet OTRS eine automatische Zeiterfassung an – eine neue Funktion, die ab Beginn des zweiten Quartals 2024 verfügbar ist.

Mit dieser Funktion müssen Mitarbeiter nur ein Ticket bzw. eine Anfrage öffnen und können direkt mit der Arbeit beginnen. Die Uhr startet sofort und zeichnet auf, wie lange der jeweilige Mitarbeiter gebraucht hat. Indem die Uhr ihre Farbe verändert, lässt es sich intuitiv wahrnehmen, wie die Zeit vergeht. Dabei können Mitarbeiter die Uhr jederzeit stoppen, zum Beispiel, wenn sie gerade ihre Arbeit unterbrechen müssen.

Das Beste daran: Zwei Mitarbeiter können gleichzeitig an einem Ticket arbeiten. Zwei separate Uhren zeichnen dann parallel die jeweils aufgewendete Zeit auf. So können Teams und Führungskräfte die erfassten Zeiten anhand der Ticketeigenschaften überprüfen, um ein besseres Verständnis für Dauern und Zeiteinsätze zu gewinnen.

Aktivierung von Automatic Time Accounting

Ab Q2 2024 können OTRS-Administratoren dieses Feature in der Systemkonfiguration mit den folgenden Schritten aktivieren:

1. Aktivieren Sie im Backend Agent Frontend::AutoTimeAccountingActive.
2. Wählen Sie die Gruppen, die das Feature erhalten sollen im AgentFrontend::AutoTimeAccounting::WhiteListGroups. Beachten Sie, dass bei allen Gruppen mit Nur-Lese-Zugriff (RO) die Uhr nun automatisiert mitläuft. Nur Gruppen mit Lese- und Schreibberechtigung (RW) können die erfasste Zeit auch ändern. Optional: Geben Sie in AgentFrontend::AutoTimeAccounting::ThresholdYellow und AgentFrontend::AutoTimeAccounting::ThresholdRed die Anzahl der ein, nach denen der Timer seine Farbe ändern soll, um Mitarbeitern zu signalisieren, dass die Zeit abläuft.
3. Klicken Sie auf “Deploy”.

Use Cases für die Zeiterfassung

Ressourcenverteilung

Bei der Ressourcenverteilung geht es um folgende Frage: Wie viel Arbeit kann eine bestimmte Anzahl an Personen in einer gegebenen Zeit erledigen? Es soll sichergestellt werden, dass jede Person genug zu tun hat, jedoch ohne dabei überfordert zu sein. Gleichzeitig ermöglicht dies den Verantwortlichen, das potenzielle Wachstum des Unternehmens abzuschätzen.

Für eine sinnvolle Ressourcenzuweisung muss bekannt sein, wie schnell sich bestimmte Aufgaben erledigen lassen. Durch die automatische Erfassung und die anschließende Überprüfung der aufgewendeten Zeit, sind diese Daten leicht verfügbar.

Retainer Vereinbarungen

Ein Retainer ist eine Gebühr, die an ein Unternehmen für die Erledigung eines bestimmten Arbeitsumfangs gezahlt wird. Sehr oft bedeutet dies, dass ein Unternehmen einen Block von Stunden von einem Dienstleistungsunternehmen gekauft hat. Beispielsweise ist ein Beratungsunternehmen damit beauftragt, eine exakte Anzahl an Arbeitsstunden pro Monat für ein Unternehmen zu leisten.

In einem solchen Fall ist es wichtig zu wissen, inwiefern das Unternehmen den vereinbarten Umfang auch tatsächlich geleistet hat.

Durch die Kombination dieser neuen Funktion mit dem Time & Quota Management Feature in OTRS gewinnen Teams einen schnellen Überblick darüber, wie sie die ihnen zugewiesene Zeit für jeden ihrer Kunden nutzen und – wichtiger noch – wie viel Zeit ihnen noch bleibt.

Zeiterfassung für Mitarbeiter

Die Zeiterfassung ist wichtig für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Arbeitszeit bezahlen. Denken Sie an den Einzelhandel, Bauunternehmen, Pflegeheime oder Callcenter.

Für einige Unternehmen kann die Zeiterfassung sogar eine Frage der Compliance sein. In den Vereinigten Staaten zum Beispiel ist die Einhaltung der DCAA Compliance für alle staatlichen Auftragnehmer vorgeschrieben. Diese müssen ihre Zeit aufzeichnen, um darzulegen, dass sie keine Steuergelder verschwenden.

Indem eine Software die aufgewendete Zeit automatisch erfasst und – zusammen mit der Dokumentation der erledigten Aufgaben – speichert, lassen sich Vorschriften und Vorgaben problemlos einhalten.

Fazit

Besonders in der modernen Geschäftswelt, in der viele Menschen von zu Hause aus oder hybrid arbeiten, kommt es auf einen Überblick zu der von ihnen geleisteten Arbeit an. Dadurch können Entscheidungsträger besser abschätzen, wie viel Arbeit erledigt werden kann und inwiefern wichtige Vereinbarungen eingehalten und Compliance-Anforderungen erfüllt sind.

Wenn Sie bereits OTRS-Kunde sind, sollten Sie evaluieren, inwiefern diese Funktion Ihrem Unternehmen von Nutzen ist: Welche wichtigen Erkenntnisse würden Sie durch eine Zeitabrechnung gewinnen?

Oder kontaktieren Sie gleich unser Team, wenn Sie gerne mehr über die OTRS Plattform, die darin enthaltene Zeiterfassung oder andere Service Management Features erfahren möchten, um Ihr Unternehmen noch profitabler zu machen.

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