Erfolgreiche Teams – international und remote

Internationale Teams sind nicht notwendigerweise auch Remote Teams. Aber zumindest in einem kleineren Unternehmen, wie dem unseren, läuft es in vielen Fällen genau darauf hinaus. Denn in Großstädten wie Mexico City oder Sao Paulo werden verkehrsbedingt lange Anfahrtswege zu einem Killerargument bei der Frage nach on-site Zusammenarbeit – insbesondere, wenn es sich um personell gesehen kleinere Niederlassungen handelt.
In einer solchen Konstellation haben wir uns daher schon sehr lange, und vor allem lange bevor COVID-19 ein Thema wurde, mit dem Aufbau und der Optimierung von remote arbeitenden Teams beschäftigt.

Und ich weiß nicht, was schwieriger ist: Mitarbeiter remote zu führen oder mit unterschiedlichen Nationalitäten, Kulturen und Mentalitäten in einem Team zusammenzuarbeiten.
Internationale Remote Teams heißt, beide Herausforderungen zu addieren, aber: Genau das ist unsere Zukunft.

Einer Studie von Gartner zufolge, die schon vor der Corona-Pandemie abgeschlossen wurde, werden wir in 2030 schon deswegen einen sehr hohen Anteil von Remote-Arbeitern haben (30% Anstieg), weil die Generation Z dies als erstrebenswert definiert. Das heißt, wir tun gut daran, die entsprechenden Strukturen zu schaffen, zu lernen und Konzepte zu entwickeln, wie wir diesem Trend entsprechen können.

Allen Zweiflern zum Trotz, die den neuen Corona-bedingten Hype um Home Office Arbeit als schlechte und zum Vorteil des Arbeitgebers ausgenutzte Variante bewerten: Wir reden nicht davon, in das eine oder andere Extrem verfallen zu wollen, sondern Workflows zu optimieren, während die Mitarbeiter ein Höchstmaß an Entscheidungsfreiheit in Bezug auf ihren Arbeitsplatz genießen.

Es geht somit um Flexibilität und wie diese ermöglicht wird, und um das Monitoren der verschiedenen Möglichkeiten, um rechtzeitig Unterstützung geben und gegebenenfalls intervenieren zu können.

Gerade im Zuge der internationalen Ausrichtung eines Unternehmens kommen dann bei der Entwicklung, Begleitung und Optimierung der Arbeitsteams noch ein paar zusätzliche Komponenten hinzu, die es – anders als bei Teams vor Ort – zu berücksichtigen gilt.

Und worüber wir auch immer reden: Ganz entscheidend, quasi Katalysator und Vehikel ist die eingesetzte Technologie, also das richtige Tool, das es ermöglicht, all das umzusetzen, was für eine produktive und erfolgreiche zeit- und länderübergreifende Zusammenarbeit Voraussetzung ist.

In Kontakt bleiben, auch über unterschiedliche Zeitzonen hinweg

Dazu gehört zum Beispiel eine geregelte Kommunikation. Dabei geht es nicht nur um den Austausch von geschäftlichen Informationen, sondern auch um die persönliche Verbindung zwischen den Kollegen. Jeder, der global arbeitet, weiß um das Problem Zeitzonen zu überwinden und in „realem“ Kontakt mit seinen Kollegen zu bleiben.

Für privaten Austausch sollte ausreichend Zeit zur Verfügung stehen, denn er ist der Garant dafür, dass die Teamdynamik erhalten bleibt und sich wichtige Aspekte wie Vertrauen, Verlässlichkeit und Hilfsbereitschaft entwickeln und entfalten können. Daher muss der fachliche Austausch effizient und kompakt erfolgen. Am besten, indem man sich nicht nur auf einen verbalen Austausch verlässt, sondern Informationen übersichtlich, verständlich und im Prozess nachvollziehbar abrufbar macht.

An dieser Stelle ist es essentiell, dass HR und IT gut zusammenarbeiten: HR als jene Abteilung, die die Notwendigkeiten der Kommunikation und die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit in einer Weise erfasst, die es der IT Abteilung ermöglicht, die entsprechenden Tools, die hier wirkungsvoll unterstützen, verlässlich und einsatzfähig bereitzustellen.

Entwicklung einer Remote-Working-Kultur

Während sich bei der gemeinsamen Arbeit im Büro Strukturen fast schon von alleine entwickeln und auch neue Mitarbeiter sehr schnell erkennen können, welche Gepflogenheiten zur Kultur des Unternehmens gehören, bzw. was lieber zu unterlassen ist, stellt sich die Situation beim Arbeiten vom Home Office oder generell bei Remote Work anders dar.

Hier bedarf es konkreter Vorgaben, damit Mitarbeiter wissen, wann und in welcher Form Aufgaben zu erledigen sind, zum Beispiel auch welche der Meetings verpflichtend sind und wo die Teilnahme freiwillig ist.

Gerade in einer überwiegend auf Remote Work ausgerichteten Umgebung werden Richtlinien und Orientierung für die Mitarbeiter zu einem Erfolgsfaktor. Sie sind wichtig, um für die Mitarbeiter außerhalb der Office-Struktur einen Rahmen zu schaffen, der es erleichtert sich selbst zu strukturieren und Aufgaben präzise erfüllen zu können. Gleichzeitig erreichen Sie damit, dass Mitarbeiter sich sicherer fühlen im Hinblick auf das, was sie leisten sollen und welche Erwartungen an sie gerichtet werden.

Auch hier wieder ist eine gute und effiziente Unterstützung durch entsprechende Tools nicht zu unterschätzen. Informationen müssen die richtigen Empfänger erreichen, fristgerecht, verständlich und vor allem in einer Form, die eine zügige und einfache Weiterbearbeitung und -verarbeitung zulässt. Dabei geht es nicht zuletzt auch um Datenschutz und damit verbundene Verschlüsselungen und Zugriffsrechte.

Resilienz als wichtiger Teil der Strategie

Im Rahmen der Digitalen Transformation wird im Zusammenhang mit COVID-19 viel über Unternehmensresilienz gesprochen, die sich auf allen Ebenen der Organisation widerspiegelt und bei der es vor allem um die Verbesserung von Agilität, Markteinführungszeit und Stabilität geht.

Bei internationalen Teams spielt diese Widerstandskraft gegenüber Unsicherheit und Veränderungen schon von jeher eine besondere Rolle, da sie nicht auf die Kultur der physischen Präsenz zurückgreifen können. Daher geht es insbesondere darum, Mitarbeiter entsprechend zu qualifizieren und mit Self-Service-Tools in die Lage zu versetzen, sich schnell und unkompliziert weiterzubilden bzw. zu ihren eigenen Problemlösern zu werden.

Aber nicht nur die Befähigung zur Gestaltung eines effizienten und lösungsorientierten Arbeitstages ist von Bedeutung: auch die Entwicklung eines Bewusstseins für eigne Grenzen, Bedürfnisse und Notwendigkeiten. Die Eigenverantwortung zu stärken, um Überlastung und Stress zu verhindern, stehen dabei ganz weit oben.

Seit wir so konsequent das Home Office nutzen (müssen), hat sich der Begriff der Zoom Fatigue etabliert. Und wer kennt das nicht: Ein virtuelles Meeting folgt auf das andere und während wir krampfhaft versuchen die kleinen Bildchen unserer Mitstreiter sowie deren Mimik zu identifizieren, kämpfen wir gleichzeitig einen erfolglosen Kampf darum, rechtzeitig zu erkennen, wer gerade spricht und zu verstehen, was gesagt wird. So ermüden wir schnell, werden unkonzentriert und das Leistungsniveau fällt. Eine sinnvolle Organisation von Meeting-Frequenz und -dauer ist daher unerlässlich, um der Ermüdung Herr zu werden. Entsprechende Kalender und eine Zeiterfassung, die dem Mitarbeiter Dauer seines Einsatzes und die Auslastung spiegeln, sind hier wirkungsvoll.

Neben vielen anderen Komponenten ist die richtige Nutzung technologischer Unterstützung ein wesentlicher Schlüssel für den Erfolg international (remote) arbeitender Teams.

Wie gehen Sie mit Ihren internationalen oder remote Teams um? Was war die größte Herausforderung für Sie während dieses Übergangs?