HR Transformation – für zukunftsorientiertes Personalmanagement

Die Digitalisierung macht auch vor HR-Abteilungen nicht halt. Automatisierten Prozessen kommt dabei eine besondere Bedeutung zu, denn auch Personalabteilungen haben unzähligen Abläufen zu folgen, um erfolgreiches Recruiting zu betreiben oder die vielfältigen Aufgaben des Personalmanagements zu bewältigen. Ein optimaler Service zählt für Human Resources längst genauso, wie in Abteilungen, die mit externen Kunden zu tun haben. Erwartungen interner Kunden, aber auch potenzieller interner Kunden, also von Bewerbern werden größer und verlangen zunehmend optimierte Leistungen und hochprofessionelle Services. Die HR Transformation könnte der Schlüssel sein, diesen Erwartungen zu entsprechen und der Wegbereiter für zukunftsorientiertes Arbeiten in Personalabteilungen werden.

Was bedeutet HR Transformation?

Der Name sagt es schon. Es geht um Veränderung oder einen Veränderungsprozess. Und in solchen stecken Unternehmen spätestens seit Einzug der Digitalen Transformation und verstärkt durch die Pandemie als zusätzlichen Treiber. Dabei geht es um Prozessoptimierung, Automatisierung, technologische Unterstützung, angepasste Arbeitsweisen und mehr Flexibilität. Dem kann sich kein Unternehmen mehr entziehen – zumindest nicht, wenn es wettbewerbsfähig und erfolgreich bleiben will. Man möchte nach Möglichkeit lieber heute als morgen hochinnovativ, digital, effizient und agil arbeiten. Das alles hat Auswirkungen auf die Personalsituation in Unternehmen, denn bei der Digitalen Transformation geht es nicht um Technologie allein, sondern um einen ganzheitlichen Prozess, der natürlich auch die Menschen, also jeden einzelnen Mitarbeiter erfordert und einbindet. Die Umsetzung der digitalen Transformation oder von Veränderungsprozessen in Unternehmen kann nur mit einem entsprechenden Mindset und den richtigen Mitarbeitern an den richtigen Positionen erfolgreich sein. Die klassischen HR-Themen wie Recruiting und Personalmanagement sind also relevanter denn je. Dabei sind professionelle HR-Prozesse eine Voraussetzung für zeitgemäß arbeitende, also die Standardisierung und Automatisierung administrativer Prozesse nutzende HR-Abteilungen. Und nur die können einen relevanten Beitrag zur ganzheitlichen Unternehmenstransformation leisten. Die HR Transformation soll Personalarbeit also für die Zukunft bereit machen und zukunftsfähige Personalarbeit langfristig ermöglichen.

Digitalisierung im HR-Management

Es würde nicht stimmen, zu sagen, dass die Digitalisierung insbesondere in HR-Abteilungen eine große Rolle spielt, weil es dort sehr viele verwaltende Aufgaben gibt. Es stimmt schon, dass automatisierte Prozesse für Personalabteilungen essenziell sind, um den Herausforderungen zu begegnen, aber das trifft inzwischen eben auf nahezu alle Unternehmensabteilungen zu. Kunden sind das Wichtigste für den Fortbestand eines Unternehmens. Aber um diesen genau das zu liefern, was sie zufrieden macht und als Kunden beim Unternehmen bleiben lässt, braucht es die richtigen Mitarbeiter. Zur Entwicklung und Weiterentwicklung von Produkten, zur Abwicklung von Anfragen, für Schulungen und Kundenpflege und eben allem, was am Ende mit dem Kunden zu tun hat. Also sind auch die Mitarbeiter eines der wichtigsten Assets eines Unternehmens und sollten entsprechend behandelt und bedient werden. Es sind interne Kunden. Die Aufgaben sind mannigfaltig. Personalabteilungen haben unzähligen Prozessen zu folgen, um erfolgreiches Recruiting und Personalmanagement zu betreiben. Unabhängig von rechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben, denen ohnehin Folge geleistet werden muss. Reibungslose Abläufe im Recruiting Prozess sind oft ausschlaggebend für den Erfolg bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter. Qualifizierte Mitarbeiter sind leider immer schwieriger zu finden. Da sind effiziente Prozesse beim Bewerbungsverfahren nicht selten das ausschlaggebende Quäntchen für die Entscheidung des Kandidaten.

Personalabteilungen haben schon lange erkannt, dass Digitalisierung und als logische Konsequenz die Automatisierung von Prozessen eine erhebliche Unterstützung bieten, zum Beispiel durch eine Business Process Management Software.

Sie verringert die Fehlerquote und stellt professionelle Abläufe und Kommunikation mit Bewerbern und Mitarbeitern sicher. Außerdem profitiert man von der Zeitersparnis.

Warum ist zeitgemäße Personalarbeit notwendig?

Der Zeit angepasste HR-Abteilungen haben heute nicht mehr nur verwaltende Tätigkeiten. Natürlich kümmert sich eine Personalabteilung um die Erstellung und Abrechnung von Verträgen, Erstellung und Anpassung von Gehaltsstrukturen und der Vermittlung geeigneter Kandidaten für die diversen Fachabteilungen. Aber damit ist es heut wirklich nicht mehr getan. Bewerber sind schon lange nicht mehr auf diesen einen Job angewiesen, sondern können häufig aus mehreren Angeboten wählen. In den meisten Fällen wollen Miterbeiter auch nicht mehr nur „ausführende“ Kraft sein, die Anweisungen befolgt, sondern entwickeln vermehrt selbst unternehmerische Gedanken und möchten mitentscheiden.

Personaler müssen also auch ein Gespür für individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter oder Bewerber haben und Möglichkeiten eruieren oder schaffen, diese entsprechend zu unterstützen und zu fördern.

Human Relations statt Human Resources

HR steht bei der OTRS Group deshalb auch nicht für Human Resources, sondern für Human Relations. Denn Beziehungen sind nötig, um mehr zu sein, als eine rein verwaltende Abteilung. Beziehungen, das bedeutet, Menschen kennenzulernen, ihnen zuzuhören, Verbindungen zu schaffen, Vertrauen aufzubauen und auch mal nach persönlichen Interessen zu fragen, statt nur nach Stärken und Schwächen. Zur Verantwortung einer Personalabteilung, die eher auf Beziehungen als rein auf Zahlen setzt, gehört auch, dass Werten und Unternehmenskultur der benötigte Raum gegeben und dafür Sorge getragen wird, dass sie gelebt werden. Das beginnt bei ihrer Definition über die Umsetzung oder Einführung und mündet in kontinuierliche Prüfung ihrer Einhaltung. Eine Unternehmenskultur ist nichts, was einfach so „nebenher läuft“ oder irgendwie „nice to have“ ist. Sie muss geschaffen, stringent gelebt, beachtet und angepasst werden (können).

Es müssen Instrumente geschaffen werden, die als Hilfsmittel und zur Orientierung dienen, wie zum Beispiel ein „Code of Conduct“, der Verhaltensregeln festlegt. All das gehört zu Beziehungen. Zudem wird durch eine Unternehmenskultur, Wertevorstellungen und den Dialog mit Mitarbeitern auch dafür Sorge getragen, Verständnis, zum Beispiel für Veränderungen, zu schaffen. Es wird nicht einfach nur etwas entschieden und bestimmt, sondern aktiv involviert und erklärt. Diese Transparenz ist oft entscheidend, gerade wenn es um Transformation und Veränderungsprozesse geht. Denn eine Digitale Transformation ist ein ganzheitlicher, komplexer Prozess, der weit mehr als die Einführung neuer Technologie bedeutet. Tools sind ein zwar wesentlicher Teil und Beitrag und unabdingbar, wenn wir erfolgreich sein wollen, aber ebenso wichtig ist der Faktor Mensch, die „Human Resource“, ohne die eine Veränderung nicht funktioniert. Wirklicher Erfolg kann sich nur einstellen, wenn die Mitarbeiter einen Veränderungsprozess mittragen und sich aktiv daran beteiligen – jeder nach seinen Möglichkeiten und idealerweise mit seinen Kompetenzen. Das bedingt Offenheit und Transparenz. Denn damit schafft man Vertrauen, kann Mitarbeiter überzeugen und sie „ins Boot“ holen. Eine zukunftsorientierte Personalabteilung hat das erkannt und agiert entsprechend. Sie kann vieles davon steuern, Fundamente schaffen und beeinflussen, wie erfolgreich Veränderungen umgesetzt werden. Es geht um das Mindset – die Einstellung der Mitarbeiter. Denn nicht jeder steht Änderungen per se positiv gegenüber. Viele ängstigen sich vor Unbekanntem, brauchen das Gewohnte. Diese Menschen nicht zurückzulassen, sondern aktiv einzubinden, wenn es um Transformation geht, kann von modernen, Beziehungs-orientierten HR-Abteilungen unterstützt und begleitet werden.

Es lässt sich also deutlich erkennen, wie eng alles miteinander verknüpft ist und wie das eine das andere bedingt.

Komplexere Arbeitswelten bedingen eine HR Transformation

Routinearbeiten sind längst nur noch ein Teil der Tätigkeiten eines HR-Teams. Es gibt auch strategisch einiges zu bewältigen, denn Personalarbeit bedeutet inzwischen, in einer immer komplexeren Arbeitswelt den Überblick zu behalten und mithalten zu können – als zeitgemäßer und zukunftsorientierter Arbeitgeber. Aber nur eine sich auf aktuelle Themen und Herausforderungen einlassende, sich selbst in der Transformation befindliche, Personalabteilung kann den Erfolg der unternehmensweiten Transformation unterstützen und ihren Beitrag leisten. Und dieser Beitrag wird benötigt. HR nimmt vor dem Hintergrund des Wandels also eine ganz neue Rolle ein, definiert sich anders.

Nur mit diesem Verständnis ist es möglich, am Puls der Zeit zu bleiben. Und das wird zusehends schwieriger – die aktuell gängigen Buzzwords bestätigen das:

• New Work
• Change Management
• Agile Transformation
• Corporate Social Responsibility
• Nachhaltigkeit
• Employer Branding
• Corporate Culture
• War for Talents
• Generation Z

Die richtigen Maßnahmen im Kontext dieser Bewegungen und Trends im Überblick zu behalten und korrekt zu priorisieren, kann zur Herausforderung werden.

Denkbar, dass es einer Personalabteilung, die sich immer noch als „Verwaltungsabteilung“ betrachtet, deutlich schwerer fällt, diese Themen zu bedienen, als einer sich im Transformationsprozess und als zeitgemäß empfindenden Abteilung, die die Beziehungen zwischen und zu den Mitarbeitern in den Vordergrund stellt.

Mitarbeiter eines so orientierten HR-Teams begegnen diesen Themen oder Fragestellungen ohne Berührungsängste, offen, kreativ, mit der nötigen Neugier, aber auch der erforderlichen Ruhe und professionellen Sichtweise. Sie betrachten sich als Zuhörer, Sparringspartner, Impulsgeber oder einfach als Macher.

Wie beginnt man die HR Transformation?

Wie jede Veränderung bzw. jeder Veränderungsprozess braucht auch die HR Transformation vor allem Zeit. Und das Bewusstsein, dass eine derartige Änderung nicht einfach irgendwann abgeschlossen sein wird, sondern lebt. Allein schon aus den Gründen, aus denen sie geschieht: aufgrund sich verändernder Arbeitswelten und Umstände. Und diese verändern sich eben immer häufiger und immer schneller, was bedeutet, dass der Transformationsprozess einer Personalabteilung immer wieder angepasst werden muss. In manchen Phasen mehr, in manchen weniger. Deshalb sind Flexibilität und Agilität zwei der wichtigen Schlüsselbegriffe allgemein, wenn wir von Transformation reden. Auf ein Unternehmen bezogen beschreibt Agilität die Fähigkeit, Veränderungen oder Anzeichen für diese frühzeitig wahrzunehmen und vor allem entsprechend und schnell darauf zu reagieren bzw. sich anzupassen.

Mit anderen Worten also mehr Flexibilität, deutlich schnellere Handlungsfähigkeit und innovatives, kreatives Denken, statt an überholten Prozessen festzuhalten. Mit agilem Arbeiten bei der HR Transformation zu beginnen, macht also definitiv Sinn. So kann die Personalabteilung in ihrer neuen Rolle maßgeblicher Unterstützer bei der unternehmensweiten Einführung dieser Arbeitsweise sein, einem wichtigen Element für die gesamte Digitale Transformation.

Die Transformation der Personalarbeit geschieht also weder zufällig noch mal eben nebenbei. Sie will geplant und strukturiert sein. Und zwar mit ausreichend Ressourcen und idealerweise Expertenwissen. Denn auch die HR Transformation ist individuell und muss zum jeweiligen Unternehmen passen, um langfristig erfolgreich zu sein. Es lohnt sich, dem Unterfangen die erforderliche Aufmerksamkeit zu schenken.

Hilfreich sind immer klare Zuständigkeiten. Oft fühlen sich Unternehmen mit der Komplexität von Veränderungsprozessen überfordert und gehen diese deshalb gar nicht erst an. Deshalb ist die Einbeziehung von Experten eine große Hilfe, um möglichst schnell, aber organisiert und strukturiert zu starten.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Schauen Sie auf Ihre Strukturen, Rollenverteilung und Arbeitsabläufe.

Automatisierte Prozesse entlasten HR-Teams

Durch die täglich anfallenden Arbeiten fehlt oft die Zeit für die nötige, strategische Herangehensweise an die HR Transformation. Setzen Sie deshalb dort an. Wie in den meisten Fachabteilungen schafft die Automatisierung von Prozessen auch in der Personalabteilung Freiräume für andere, kreativere Aufgaben und sorgt somit nicht zuletzt für mehr Zufriedenheit auch bei den Mitarbeitern. Abläufe werden zudem beschleunigt und die Transparenz und Qualität steigen. Die geschaffenen Freiräume sind genau die Kapazitäten, die Sie benötigen, um das „Projekt“ HR Transformation im Großen anzugehen.
Wenn Routineprozesse durch eine BPM Software wie OTRS unterstützt und automatisiert werden, erleichtert das die tägliche Arbeit der HR Verantwortlichen signifikant.

Eine internationale OTRS Umfrage mit 500 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ergab folgendes:

• Zeitersparnis: 27 Prozent
• Kostenersparnis: 23 Prozent
• Reduzierung von Datenfehlern: 19 Prozent
• verbessertes Mitarbeiter-Befinden: 16 Prozent

Mit einer BPMS können alle HR-Prozesse systematisch unterstützt werden. Vom Bewerbungsprozess über die Arbeitsplatzausstattung, Weiterbildungs- und Urlaubsplanung bis hin zum Offboarding.

Das geschieht durch standardisierte Abläufe, die unter Berücksichtigung aller benötigten Ressourcen, Freigaben und Zuständigkeiten einfach angestoßen und automatisiert abgewickelt werden können. Dadurch steigt die Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich.

Mit vorkonfigurierten HR-Prozessen sofort loslegen

Am komfortabelsten ist es, wenn HR-Teams auf eine vorkonfigurierte Lösung zugreifen können. OTRS bietet dafür eine HR Management Solution an, die ohne zusätzlichen Consultingaufwand sofort einsatzbereit ist.
Es kann sofort und unkompliziert auf eine Vielzahl von vordefinierten, typischen HR-Prozessen wie Bewerbungen oder Urlaubsanträge zugegriffen werden. Das sorgt nicht nur für eine bessere Nutzererfahrung für Mitarbeiter oder Bewerber, sondern garantiert gleichbleibende Qualität und eine Reduktion der administrativen Arbeitsbelastung des HR-Teams.

Die Aufgaben von Personalabteilungen werden genau wie die der meisten Fachbereiche immer umfangreicher und komplexer. Eine Transformation ist nicht vermeidbar, wenn man wettbewerbsfähig bleiben möchte. Deshalb wird zeitgemäßes Personalmanagement mit optimalen Prozessen kaum mehr um die Unterstützung durch eine BPM Software oder noch besser eine spezielle HR Management Software herumkommen.

Schaffen Sie die Basis für eine erfolgreiche Transformation und setzen Sie bei Ihren täglichen Aufgaben an. Viel Erfolg.

Wenn Sie wissen möchten, wie OTRS mit automatisierten HR Prozessen unterstützen kann, kontaktieren Sie unsere Experten.

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