Professionelle HR Prozesse bei Bewegung im Arbeitsmarkt

Digitalisierte Prozesse entlasten die Personalabteilung

Personalabteilungen haben, wie viele andere Fachbereiche auch, unzähligen Prozessen zu folgen, um erfolgreiches Recruiting zu betreiben oder die vielfältigen Aufgaben des Personalmanagements zu bewältigen.

Der Servicegedanke zählt in der HR heute genau so, wie in Abteilungen, die mit externen Kunden zu tun haben. Die Mitarbeiter sind eines der wichtigsten Assets eines Unternehmens und sollen entsprechend behandelt und serviceorientiert bedient werden. Ganz abgesehen davon, dass es diverse rechtliche und datenschutzrechtliche Vorgaben gibt, denen per se Folge geleistet werden muss.

Reibungslose Abläufe sind vor allem im Recruiting-Prozess eines Unternehmens oft ausschlaggebend für den Erfolg bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter. Denn es ist schon lange nicht mehr so, dass Bewerber in der Situation sind, auf diesen einen Job angewiesen zu sein. Oft ist die Lage eine andere, denn qualifizierte Mitarbeiter sind immer rarer gesät und Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, entsprechende Fachkräfte zu finden. Da sind effiziente Prozesse beim Bewerbungsverfahren nicht selten das ausschlaggebende Quentchen für die Entscheidung des Kandidaten. Der erste Kontakt mit dem potentiellen Arbeitgeber wird somit zum Aushängeschild des Unternehmens.

Um die geeigneten Fachkräfte zu finden, müssen zahlreiche Bewerbungen gesichtet, gemeinsam mit den Fachabteilungen Termine koordiniert, Gespräche geführt und Zu- und Absagen geschrieben werden. Ist der lang erwartete neue Kollege dann eingestellt, muss das Onboarding organisiert und sichergestellt werden, dass er an seinem ersten Tag einen vollständigen digitalen und/oder physischen Arbeitsplatz vorfindet – idealerweise mit einem netten Willkommensgruß.

Ebenso gibt es beim Offboarding unumgängliche Abläufe. Es gilt unter anderem, sicherzustellen, dass Schlüssel, Firmenlaptops oder anderes Unternehmens-Equipment rechtzeitig zurückgegeben werden.

Schon lange haben auch Personalabteilungen erkannt, dass eine Digitalisierung und als logische Konsequenz Automatisierung ihrer Prozesse eine immense Unterstützung bieten – durch den Einsatz einer leistungsfähigen Business Process Management Software.

Das spart Zeit, verringert die Fehlerquote und sorgt für professionelle Abläufe und Kommunikation mit Bewerbern, aktuellen und ausscheidenden Mitarbeitenden.

HR Prozessmanagement mit BPM Software

Wie in den meisten Fachabteilungen schafft die Automatisierung von Prozessen auch in der Personalabteilung Freiräume für andere, kreativere Aufgaben und sorgt somit nicht zuletzt für mehr Zufriedenheit auch bei den Mitarbeitern. Abläufe werden zudem beschleunigt und die Transparenz und Qualität steigen.

Wenn Routineprozesse durch eine BPM Software wie OTRS durchgängig unterstützt und automatisiert werden, erleichtert das die tägliche Arbeit der HR-Verantwortlichen signifikant.

Eine internationale OTRS Umfrage mit 500 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ergab folgendes:

• Zeitersparnis: 27 Prozent
• Kostenersparnis: 23 Prozent
• Reduzierung von Datenfehlern: 19 Prozent
• verbessertes Mitarbeiter-Befinden: 16 Prozent

Das sind deutliche Aussagen.

Mit einer BPMS können alle HR-Prozesse systematisch unterstützt werden. Vom Bewerbungsprozess über die Arbeitsplatzausstattung, Weiterbildungs- und Urlaubsplanung bis zum Offboarding.

Das geschieht durch standardisierte Abläufe, die unter Berücksichtigung aller benötigten Ressourcen, Freigaben und Zuständigkeiten einfach angestoßen und automatisiert abgewickelt werden können. Dadurch steigt die Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich.

Nach Aussage der Teilnehmer an der OTRS Umfrage hatte die Unterstützung durch Business Process Management ganz eindeutig positive Auswirkungen:

• Verbesserung der Arbeitsqualität: 31 Prozent,
• Zeitersparnis: 30 Prozent und
• Sicherheit der Arbeit: 20 Prozent

HR-Prozesse sind entscheidend für den hybriden Arbeitsplatz

Unter Pandemie-Bedingungen mit vermehrter Arbeit im Home Office wird den Newcomern das Ankommen im Kollegenkreis leider noch erschwert. Oft fehlt der persönliche Kontakt komplett, was das Kennenlernen viel schwieriger gestaltet.

„Umso wichtiger ist es, neue Mitarbeitende durch ein gut organisiertes Onboarding und professionelle Office-Prozesse im Team und am digitalen Arbeitsplatz willkommen zu heißen. Unser OTRS BPM-System sorgt dafür, dass die Workflows professionell automatisiert werden können – damit sich die Aufmerksamkeit ganz auf den Menschen und seine neuen Aufgaben im Unternehmen richten kann“, sagt Kathrin Triebel, Director Global Human Relations der OTRS AG.

HR-Prozesse maßgeschneidert

Wir wissen also, dass es auch in Personalabteilungen auf optimale, gut funktionierende Prozesse ankommt. Die Nutzung einer Business Process Management Software kann dabei entscheidend sein, denn sie unterstützt bei der Dokumentation der Aufgaben und Aktivitäten, die einen reibungslosen Ablauf von HR-Aufgaben ermöglichen. Aber wie lässt sich das am schnellsten erreichen?

HR-Prozesse dokumentieren

Die Dokumentation erfolgt in der Regel in Form eines Prozessdiagramms. So können Verbesserungspotenziale schnell identifiziert werden und kein Prozessschritt wird übersprungen.

Durch den Einsatz von Software zur Erfassung von Prozessen und zur Erstellung dieser Diagramme entsteht eine Roadmap, die zeigt, wer was wann tun muss.

HR-Prozesse automatisieren

Jetzt ist es an der Zeit, die HR-Prozesse zu automatisieren. Wenn Prozesse mit einer BPM Software wie OTRS automatisiert werden, sparen Unternehmen noch mehr Zeit und Geld bei gleichzeitiger Fehlerreduzierung. Darüber hinaus erleichtern automatisierte Prozesse die Übergabe und Urlaubsvertretung erheblich. Auch neue Kollegen können ohne aufwändige Schulungen sofort starten.

Die Automatisierung von dokumentierten und optimierten Prozessen ermöglicht es, diese zu beschleunigen und ohne manuellen Eingriff voranzutreiben.

Also „erfassen und vergessen“. Die Arbeit läuft durch den definierten Prozess, ohne ständige Aufsicht. Jeder erledigt „seinen Teil“ und die Automatisierung kümmert sich darum, die Aufgaben an die nächste Person, das nächste Team oder System weiterzugeben.

Sofort loslegen mit den richtigen HR-Prozessen

Noch viel komfortabler wäre es, wenn Personalabteilungen auf eine vorkonfigurierte Lösung zugreifen könnten. Und das ist möglich. OTRS zum Beispiel bietet nun ein spezielles HR Management Solution Szenario an – eine vorkonfigurierte Lösung, die ohne zusätzlichen Consultingaufwand sofort einsatzbereit ist. Das heißt, es kann sofort und einfach auf eine Vielzahl von vordefinierten, typischen HR-Prozessen wie Bewerbungen oder Urlaubsanträge zugegriffen werden. Das sorgt nicht nur für eine bessere Nutzererfahrung für Mitarbeiter oder Bewerber, sondern garantiert gleichbleibende Qualität und eine Reduktion der administrativen Arbeitsbelastung des HR Teams.

Bewerbungsmanagement und Onboarding

Vorkonfigurierte HR-Prozesse und praktische Features erleichtern den Bewerbungsprozess für alle. Bewerber können sich einfacher auf offene Stellen bewerben und das HR-Team neue Stellenangebote viel einfacher veröffentlichen. Zudem wird die Integration von Jobportalprofilen über eine externe Schnittstelle ermöglicht.

Auch vorkonfigurierte Prozesse für das Mitarbeiter Onboarding sorgen für Entlastung im HR Team.

Verwaltung von Mitarbeiteranfragen

Außerdem bietet ein so fertig konfiguriertes und natürlich trotzdem flexibel erweiterbares Solution Szenario eine Reihe von voreingestellten Funktionen, die es ermöglichen, alle Daten und eingehenden Anfragen einfach zu verwalten, zu aktualisieren, zu ändern, zu sammeln und mit ihnen zu interagieren. Dazu gehören Krankmeldungen, Urlaubsanträge sowie persönliche Daten und Schulungsanfragen.

Self Service

Darüber hinaus ermöglicht die Schnittstelle einen Self-Service für Mitarbeiter, so dass sie persönliche Daten leicht selbst ändern oder eine Anfrage starten können.

HR Reporting

Auch das Reporting spielt im HR Prozessmanagement eine immer größere Rolle. Eine HR Management Software wie OTRS hilft auch dabei. Durch die Analyse aller relevanten Daten wird das Personalmanagement verbessert. Die Personalverantwortlichen kennen den genauen Status des Unternehmens und können ohne großen Aufwand Datenlisten über Bewerbungen, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnungen und vieles mehr erstellen.

Fakt ist, die Aufgaben von Personalabteilungen werden genau wie in anderen Fachbereichen immer umfangreicher und komplexer. Zeitgemäßes Personalmanagement mit optimalen Prozessen wird also kaum mehr um die Unterstützung durch eine BPM Software oder noch besser einer speziellen HR Management Software herumkommen.

Und sollte es auch nicht, denn wir wissen ja:

Our people are our assets.