Was ist besser für ein wachsendes Unternehmen: Software, Service oder eine Komplettlösung?

Wenn Unternehmen wachsen, macht die zunehmende Arbeitsmenge Veränderungen notwendig. Die Effizienz und die Prozesse der internen Teams werden untersucht. Die Qualität von Service und Support für die Kunden wird klarer definiert, was die Notwendigkeit von KPIs und weiteren Maßnahmen zur Erfolgsmessung zur Folge hat. Die Mitarbeiter kennen nicht jeden einzelnen persönlich, so dass ausgefeilte Werkzeuge zur Kommunikation und Nachverfolgung der Arbeit notwendig werden.

Natürlich suchen wachsende Unternehmen nach Technologien, die diese Veränderungen erleichtern. Und wenn es soweit ist, haben sie mehrere Optionen.

Welche Möglichkeiten gibt es, technische Hilfsmittel zu implementieren?

Es gibt drei Hauptansätze für die Implementierung neuer Software in Unternehmen.

• Einige Unternehmen tauchen in die Welt der Open-Source-Technologie ein und denken, dass freie Software die beste Wahl in Hinsicht auf ihr Budget ist. Sie nutzen interne Ressourcen, um ihre Softwareauswahl zu verwalten, anzupassen und zu unterstützen.
• Andere Unternehmen treffen vielleicht die gleiche Wahl in Bezug auf die Software, haben aber nicht das interne Fachwissen, um die Software selbst zu verwalten oder anzupassen, und wenden sich daher an externe Dienstleister für den Support.
• Die dritte Gruppe von Unternehmen vermeidet gerne Risiken und möchte sicherstellen, dass die Wahl der Technologie den Arbeits- und Serviceerfolg unterstützt und nicht behindert. Diese Unternehmen werden mit Produktherstellern zusammenarbeiten, die eine Komplettlösung anbieten.

Schauen wir uns die einzelnen Optionen genauer an…

Open-Source – billig, von Enthusiasten betrieben, mit Risiken behaftet

Wenn Sie sich für Open-Source-Software entscheiden, gibt es nur wenige Anlaufkosten, und das ist ein großer Teil ihres Reizes. Sie können eine Menge Funktionalität erhalten, ohne viel Geld auszugeben.

Zwar gibt es online Communities (je nach Popularität der Software größer oder kleiner), die sich mit allen Aspekten der Software-Installation und -Administration befassen, aber die Unternehmen brauchen jemanden, der:

• technisch versiert genug ist, um die Software zum Laufen zu bringen,
• sich die Zeit nehmen kann, die Software an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, und
• über die nötige Bandbreite verfügt, um die Software kontinuierlich zu verwalten.

Oftmals führt dies zu Problemen. In erster Linie läuft es darauf hinaus, dass nur eine einzige Person die Software versteht. Sollte diese Person das Unternehmen aus irgendeinem Grund verlassen, bleibt das System, auf dem Sie Ihre Arbeitsabläufe entwickelt haben, ohne Support und stagniert.

Noch wichtiger ist jedoch, dass jede Software gewartet werden muss – aus Leistungs- und Sicherheitsgründen. Wenn keine qualifizierte Person zur Verfügung steht, um Patches für die Software zu implementieren, oder im schlimmsten Fall, wenn die Open-Source-Software keinen Patch für eine identifizierte Schwachstelle hat, stehen Unternehmen mit ihren Mitarbeitern, Prozessen und ihrer Technologie auf dem Spiel.

Drittanbieter von Dienstleistungen – geringere Kosten, weniger interne Ressourcen erforderlich, fortgesetztes Risiko

Manchmal auch Graumarktanbieter genannt, positionieren sich diese Unternehmen als erfahrene Anwender/Administratoren einer bestimmten Software. Dies ist eine Mittelwegoption, die Unternehmen ausprobieren. In diesem Fall sparen sie weiterhin bei der Software-Lizenzierung und dergleichen, aber sie bezahlen einen Dienstleister, der bei der Implementierung und dem Support hilft.

Unternehmen haben das Gefühl, dass sie sich in den Händen eines Experten befinden, der die oben genannten Bedenken ausräumen kann. Leider ist das nicht immer der Fall. Beide Nachteile der internen Arbeit mit Open-Source-Software können immer noch ein Risiko für ein wachsendes Unternehmen darstellen.

Einige Dienstleister sind kleinere Unternehmen – ein, zwei, fünf Leute. Manchmal sind sie erst seit wenigen Jahren im Geschäft. Wenn Sie also diese Option in Erwägung ziehen, sollten Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen und einige Informationen über die Erfahrung und Zukunftspläne des Unternehmens einholen: Andernfalls werden Sie im Falle einer Geschäftsaufgabe den gleichen Wissensabfluss wie oben erwähnt erleben.

Auch die Datensicherheit kann ein Risiko bleiben. Sicherlich wird sich ein Qualitätsdienstleister dafür einsetzen, dass Ihre Software gut verwaltet wird. Aber sie stoßen oft auf zwei Probleme: Entweder sind Updates für die Open-Source-Software nicht verfügbar, oder Updates sind nicht möglich, weil der zugrundeliegende Code vom Service-Provider angepasst wurde und dadurch inkompatibel mit veröffentlichten Updates ist.

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Beziehung des Dienstanbieters zu der von ihm vorgeschlagenen Software verstehen, um eine dieser beiden Situationen zu vermeiden.

Professioneller Produkthersteller – stabil, bewährt, ein Partner, der Ihr Unternehmen erfolgreich wachsen lässt

Wenn Unternehmen mit einem professionellen Softwarehersteller zusammenarbeiten, entscheiden sie sich für eine Komplettlösung. Im Gegensatz zu einem Drittanbieter hat der Produkthersteller ein ureigenes Interesse daran sicherzustellen, dass die Software:

• von hoher Qualität ist,
• Ihren Anforderungen entspricht – heute und in Zukunft, und
• alle Best Practices in Sachen Sicherheit vorbildlich erfüllt.

Für einen Produkthersteller hängt sein Geschäft davon ab.

Damit die Kunden zufrieden sind, bietet der Produkthersteller weit mehr als nur Software. Professionelle Dokumentation und Schulungen sorgen dafür, dass Sie effektiv arbeiten können. Beratungsdienste optimieren Konfigurationen und Anpassungen, helfen Ihnen, das Potenzial der Software voll auszuschöpfen, und bieten Unterstützung, wenn Sie wachsen und sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern oder weiterentwickeln. Außerdem haben Kunden einen direkten Zugang, um Input über zukünftige Anforderungen einbringen zu können.

Natürlich gehen auch die Risiken gegen Null. Als Hersteller beschäftigt das Unternehmen professionelle Entwickler, die in der Lage sind, Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen, wenn sie Änderungen vornehmen. Sie bieten Support-Teams, die Sie anleiten, wenn Sie nicht weiterkommen, und (wenn es sich um eine verwaltete Lösung handelt) Patches und Updates bereitstellen, die Ihre Daten sicher halten.

Der Produkthersteller investiert konsequent in Innovationen und verfügt über eine langfristige Produkt-Roadmap, so dass die Software heute und in Zukunft eine tragfähige Lösung für die Kundenbedürfnisse bleibt.

Diese Option kann im Vorfeld mehr kosten, aber aufgrund der Langlebigkeit des Unternehmens, der Risikominderung und des höheren Niveaus an Fachwissen und Support entscheiden sich Unternehmen, die Stabilität und Skalierbarkeit/Flexibilität suchen, oft für diese Option.

Wenn Unternehmen wachsen, ist es verlockend, in der „Wir können es selbst machen“-Mentalität gefangen zu bleiben. Schließlich ist das die Art und Weise, wie ein Unternehmen sein Leben beginnt. Aber es gibt eine Zeit – wenn das Risiko steigt und die Kosten für den Versuch, alles selbst zu machen, zu hoch werden – um den nächsten Schritt zu machen. Um ein größeres Spiel zu spielen und mit professionellen Produktherstellern zusammenzuarbeiten.

Wo stehen Sie mit Ihrem Unternehmen? Welche Entscheidungen versuchen Sie in diesen Tagen zu treffen?