Die Top 3 Fehler, die im Zuge der
Digitalen Transformation gemacht werden

Deutschland ist nicht gerade ein Vorreiter, wenn es um Digitale Transformation geht, das belegen viele Studien.
Es mag mit unserer Mentalität zusammenhängen, Altbewährtes zu schätzen und höher zu bewerten, als stetige Veränderungen und einen kontinuierlichen, aber vor allem tiefgreifenden Veränderungsprozess. Denn genau das ist gefragt, wenn es um Initiativen geht, die den digitalen Wandel in einem Unternehmen voranbringen sollen: ein Umdenken, das ein Unternehmen unter Umständen bis in die Grundfesten erschüttert. Die Bereitschaft etwas wirklich Neues zu schaffen und das „Warum“, „Wie“ und „Was“ noch einmal zu definieren.

Der erste Schritt allein reicht nicht

Kaum ein Unternehmen wagt es, sich von der Aufforderung zum digitalen Wandel zu distanzieren. Zumindest diese Hürde wurde bereits genommen. Wo bis vor einigen Jahren noch bezweifelt wurde, ob sich diese „neue Mode“ überhaupt durchsetzen würde, zeigen sich zumindest Ansätze, das Unausweichliche ins Auge zu fassen.

Und dennoch ist damit nur ein erster Schritt getan und viele Vorhaben scheitern schon an den kleinsten Hürden.
Ein Bekannter in leitender Position hat sich bereits vor vielen Jahren bemüht, in „seinem“ Unternehmen Gehör für dieses Thema zu finden. Er redete und schrieb über Silos, Agilität, Change Management und hat sich daran fast die Zähne ausgebissen, weil es keiner hören wollte. Er wurde belächelt und seine Konzepte versickerten auf Management-Ebene. Einige Jahre später schwimmt genau dieses Unternehmen sehr gut auf der Welle der innovativen Veränderung mit, wenn auch nicht, Entschuldigung: ganzheitlich! Und damit steht es symbolisch für viele Unternehmen, die sich diesem Thema mehr oder weniger bereitwillig stellen.

Dies belegt auch eine Studie, die wir kürzlich unter 350 Managern und C-Levels durchgeführt haben. Rund 25% der befragten Unternehmen befinden sich entweder noch in der Vorbereitung oder haben keinerlei Pläne, sich mit Digitaler Transformation in irgendeiner Form zu beschäftigen.

Die Veränderung in aller Tiefe verstehen und kulturell verankern

Das Verständnis dafür, dass sich eine solch entscheidende Veränderung in allem und jedem niederschlagen muss, um erfolgreich zu wirken, also tatsächlich die DNA eines Unternehmens verändern kann, ist zumeist nicht vorhanden. Jeder meint Mitarbeiter, Abteilungen, Hierarchieebenen, aber auch sämtlichen fachlichen Themenbereichen – das gesamte Unternehmen also – es ist mit einem großen Aufwand verbunden.

Die offene Unternehmenskultur bei OTRS hat Veränderung – und zwar kontinuierliche, überall im Unternehmen – als unverrückbaren und nicht infrage zu stellenden Tagesordnungspunkt auf ihrer Zukunftsagenda. Wir leben quasi den Wandel, alles und jeder ist permanent in Bewegung. So ist es für uns einfacher, uns den Herausforderungen durch die Digitalisierung zu stellen. Und dennoch begegnen auch wir Hindernissen und Fragestellungen, die sich nicht so leicht aus dem Weg räumen lassen. Allen voran ist das Thema Investition zu nennen.

Mehr als 22% der im Rahmen unserer Umfrage Angesprochenen nannten Budget-Engpässe als Grund, aus dem Ziele im Rahmen des digitalen Wandels nicht erreicht werden.

Platz 1 auf der Liste der drei größten Fehler bei der Implementierung von Maßnahmen zur Umsetzung der digitalen Transformation sind damit limitierte finanzielle Mittel. Sei es, weil Investitionen nicht als notwendig erachtet werden, tatsächlich begrenzt sind oder aber nicht entsprechend budgetiert wurden.

In der Tat sind die hier entstehenden Kosten vorab nicht so einfach zu kalkulieren. Gerade deswegen ist es wichtig, das Ausmaß der Veränderungen und die damit einhergehenden finanziellen Erfordernisse sorgfältig abzuschätzen und vor allem langfristig zu planen.

Veränderungsgrößen, die insbesondere Kernelemente wie

• abteilungsübergreifende Zusammenarbeit,
• verstärkte Bemühungen um Kultur und Unternehmenskommunikation,
• Implementierung von entsprechenden Tools zu deren Optimierung,
• den Faktor Zeit, den alle zu ergreifenden Maßnahmen benötigen, um wirksam zu werden, und
• eine zuweilen zwischenzeitlich sinkende Produktivität

beinhalten, müssen dabei Berücksichtigung finden.

So haben wir beispielsweise für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf Projektbasis ein eigenes Budget, das uns die Freiheit gibt, Maßnahmen und Initiativen durchzuführen, die für unseren digitalen Wandel wesentlich sind. Wir haben einen „Playground“ als Wegbereiter für Innovation und Kreativität eingerichtet und vor allem auch budgetiert. Dort arbeiten Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen initiativ zu verschiedenen Themen zusammen. Solche „finanziellen“ Freiflächen sind hilfreich, besonders dann, wenn es um nicht genau spezifizierbare Aktionen geht.

Platz 2 der Hitliste der Fehler: Fehlende Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess

Als einer der wichtigsten „Verhinderer“ der Umsetzung von Maßnahmen zur digitalen Transformation wurde mit mehr als 17% der Widerstand gegen Veränderung bzw. die Unternehmenskultur genannt. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter für den Wandel zu gewinnen. Ohne die Integration der Belegschaft in den Veränderungsprozess kann dieser nicht gelingen. Bei Digitaler Transformation geht es eben nicht nur um die Einführung von digitalen Prozessen oder Software.

Organisationen, in denen Veränderungsmanagement nicht an der Tagesordnung ist, tun gut daran, sich dieses Themas mit Sorgfalt anzunehmen. Widerstände resultieren häufig aus Sorge vor Überforderung oder auch großangelegtem Personalabbau.
Basis für eine positive Einstellung kann die Überarbeitung der Unternehmensleitsätze sein, die die Mission und Kultur eines veränderungsbereiten Unternehmens reflektieren. Vor allem aber deren wiederholte unternehmensweite Verbreitung mittels der Kernaussagen der Kultur bindet alle Mitarbeiter ein und hilft dabei, die Widerstände abzubauen.

Wir haben bei der Neugestaltung unseres Mission Statements alle Mitarbeiter integriert und von ihnen ein aktives Feedback eingefordert. Schließlich geht es hierbei darum, dass sich alle mit dem neuen Weg identifizieren, um ihren positiven Beitrag leisten zu können. Dafür haben wir unser Ziel klar formuliert, kommuniziert und darauf geachtet, dass es auch von allen verstanden werden kann.

Nicht zuletzt wurden in unserer Studie fehlendes Wissen und Kompetenzen als Grund dafür genannt, warum Ziele der Digitalen Transformation nicht erreicht werden konnten.

Fehlende Kompetenzen stehen auf Platz 3 unserer Liste der Gründe für ein Scheitern des Digitalen Wandels.

Verwunderlich ist dies nicht, denn die meisten Unternehmen sind zwar Anpassungen und Veränderungen gewöhnt, aber in aller Regel nicht in einem so umfassenden Rahmen. Jedoch geht es hier genau darum. Und dies erfordert die Fähigkeit, Veränderungsprozesse zu planen, zu strukturieren und dann Schritt für Schritt umzusetzen – mit den richtigen Methoden, Tools und einer entsprechenden Kommunikationsstrategie. Hilfreich kann dabei sein, die Position des CDO´s zu besetzen. Der Chief Digital Officer sollte über genau jenes Skill-Set und den entsprechenden Erfahrungshintergrund verfügen, um komplexe Systeme zu analysieren und geeignete Maßnahmen zu definieren und umzusetzen. Natürlich kann diese Aufgaben auch ein externer Berater übernehmen. Wichtig und von Vorteil ist der professionelle Blick auf das Gesamtbild.

Die positive Wirkung all dieser Maßnahmen zeigt sich auch in unserer Umfrage! Aufgaben wie das Überdenken der Customer Journey, die Verbesserung der Effizienz durch Automatisierung und Prozesse oder das Umreißen neuer Services zur Berücksichtigung des technologischen Fortschritts können zwar eine Herausforderung sein, sie lohnen sich jedoch. Dies ist ein Beweis dafür, dass die digitale Transformation nicht nur eine unverzichtbare Veränderung für Unternehmen ist, sondern auch Vorteile bringt.