Ressourcen­management verbessert die Unternehmens­effizienz
29/11/2021 |

Ressourcen­management verbessert die Unternehmens­effizienz

Effizienzsteigerung durch Ressourcenmanagement.
Erkennen Sie, welche Risiken es gibt und wie Sie
diese vermeiden können.

dictionary resource

Das Hauptziel des Ressourcenmanagements besteht darin, die Effizienz aller Ressourcen zu maximieren. In meinem Beratungsteam beispielsweise verwaltete unser Projektkoordinator vor Covid die Ressourcen, indem er Kollegen mit der Durchführung von Workshops beauftragte, die sowohl ausreichend qualifiziert waren als auch so nah wie möglich am Standort des Kunden wohnten, um die Reisezeit zu verkürzen und die potenzielle Arbeitsbelastung zu optimieren. (Heutzutage führen wir die Workshops virtuell durch.)

Das Ziel bleibt weiterhin, die Effizienz zu maximieren, also lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was Unternehmen beachten müssen.

Was ist eine Ressource?

In meinem oben genannten Beispiel handelt es sich bei der Ressource um unsere Berater, also Menschen. Wir planen und tracken ihre Zeit auf die effizienteste Weise.

Aber Ressourcen sind nicht nur Mitarbeiter. Ressourcen können auch Maschinen sein, z. B. Server. Es kann sich außerdem um Komponenten handeln, wie z. B. eine Festplatte oder um verfügbare Zeit, z. B. wenn Sie festlegen, wie viele Workshops, Sitzungen oder Termine möglich sind. Im Grunde kann alles, was zur Erreichung eines Unternehmensziels benötigt wird, als Ressource betrachtet werden.

Häufige Fehler, die Unternehmen beim Ressourcenmanagement machen

Der Einstieg in das Ressourcenmanagement ist für Unternehmen jedoch nicht immer ganz einfach. Achten Sie deshalb auf die folgenden Punkte, wenn Sie damit beginnen.

Keine Überprüfung Ihrer Prozesse.

Ressourcenmanagement beinhaltet im Allgemeinen den Einsatz von Software zur Nachverfolgung, Planung und Sichtbarkeit. Software ist jedoch kein Allheilmittel; sie ist nur ein Werkzeug. Ihre Verwendung muss mit Prozessänderungen einhergehen, damit ihre Einführung und Übernahme erfolgreich sein kann.

Vorhandene Ressourcen werden überlastet.

Sehr oft sehe ich bei Projekten, dass die Ressourcen übermäßig beansprucht werden. Das führt dazu, dass die Projekte nicht über ausreichend Arbeitskraft verfügen. Natürlich geschieht dies, weil man seine Ressourcen optimal nutzen will, um Leerlaufzeiten zu vermeiden. Aber es muss auch Raum für Verwaltung, persönliche Zeit, andere Ziele usw. bleiben, sonst überfordern die Prozesse die Menschen und gefährden die gesamte Arbeit.

Keine Bereitstellung von Instrumenten und Unterstützung.

Beim Ressourcenmanagement geht es nicht nur um die Erstellung von Kalendern und Zeitplänen. Es geht auch darum, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter, Geräte, Werkstätten usw. gut für die zu erledigenden Aufgaben vorbereitet sind. Es muss ständig überprüft werden, was die Ressourcen leisten und wie sie effizienter und effektiver eingesetzt werden können. Man kann nicht einfach anfangen, an der Ressourcenverwaltung zu arbeiten, und sich dann nie wieder damit befassen.

Vermeiden Sie Fehler bei der Ressourcenverwaltung

Ein gutes Beispiel dafür, wie sich die oben genannten Fehler vermeiden lassen, ist die Verwaltung unseres Service Katalogs. Wir haben die richtigen Tools eingesetzt, indem wir den Katalog standardisiert und für jeden Workshop Beispielagenden und -dauer definiert haben. Das Ergebnis ist, dass der Berater in einem vordefinierten Zeitraum von 1-3 Tagen nur mit einem Kunden zu tun hat und somit viele Themen in kurzer Zeit abarbeiten kann. Da unsere Schulungen standardisiert sind und nur aus der Ferne stattfinden, konnten wir sie in „öffentliche Schulungen“ umwandeln und mehrere Kunden gleichzeitig betreuen, was die Effizienz drastisch erhöhte.

Was unsere Prozesse betrifft, so haben wir eine Matrix erstellt, anhand derer unser Projektkoordinator sehen kann, welcher Berater über die richtigen Fähigkeiten verfügt, um die angeforderte Leistung zu erbringen. So können wir nicht nur den Kunden optimal unterstützen, sondern auch die individuellen Interessen unserer Berater fördern und Fachexperten entwickeln.

Und natürlich nutzen wir die OTRS-Kalender-Ressourcenplanung, um unsere Pläne im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass das gesamte Team einen Überblick darüber hat, was heute, morgen und in Zukunft passiert.

Mit Hilfe der Kalender-Ressourcenplanung sind wir in der Lage, Struktur in das Chaos der Verwaltung einer hybriden Matrixorganisation zu bringen.

Verwendung der Kalender-Ressourcenplanung

Die Kalender-Ressourcenplanung wird von unserem Beratungsteam häufig für das Ressourcenmanagement genutzt. Für jeden Workshop, der durchgeführt werden soll, werden Beratungstermine angelegt. Jeder dieser Termine kann dann mit Tickets verknüpft werden. So kann der Berater alle relevanten Informationen zu den anstehenden Terminen an einem Ort einsehen und im Blick behalten.

Die Termine selbst werden in einem Kalender angezeigt, der die Zeit blockiert, in der der Berater verfügbar ist. Wenn sie einem Workshop zugewiesen werden, wird die Person per Mail benachrichtigt und der Termin wird in ihren lokalen Kalender eingetragen. Dies schafft die bereits erwähnte Transparenz: Die Person, die die Planung vornimmt, kann die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter sehen, und die Person, die den Workshop durchführt, kann die geplanten Termine für die kommenden Wochen einsehen.

Darüber hinaus können zusätzliche Informationen, wie z.B. Tagessätze oder die Art der Dienstleistung, direkt im Termin sichtbar gemacht und Berichte darüber erstellt werden.  Als Verantwortlicher für die Beratungsleistungen bei der OTRS-Group prüfe ich zum Beispiel, wie oft ein bestimmter Termin in welchem Zeitraum stattgefunden hat, um die Nachfrage und den damit generierten Umsatz auswerten zu können.

Mit Hilfe der Kalender-Ressourcenplanung bringen wir Struktur in das Chaos einer hybriden Matrixorganisation. Unsere Kunden erhalten qualifizierte und zeitnahe Unterstützung durch unsere Berater und diese haben ein überschaubares Arbeitspensum und alle Informationen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, an einem Ort. Der Planer verfügt über die Werkzeuge und die Transparenz, um sicherzustellen, dass das Ressourcenmanagement weiterhin effizient ist.

Wenn Ihr Unternehmen die Effizienz seiner Teams, Außendienstmitarbeiter, Berater oder sonstigen Ressourcen verbessern möchte, setzen Sie sich mit der OTRS Gruppe in Verbindung, um zu erfahren, wie wir Sie unterstützen können.

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