IT Asset Management (ITAM) – Definition, Nutzen und Software­anforderungen
25/07/2022 |

IT Asset Management (ITAM) – Definition, Nutzen und Software­anforderungen

IT Asset Management ist für die effiziente und sichere Verwaltung von IT Assets unabdingbar. Vermeiden Sie Ausfälle und unnötige Ausgaben. Erfahren Sie außerdem welche wichtigen Eigenschaften eine Softwarelösung haben sollte.

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Was ist IT Asset Management?

Die Aufgabe im IT Asset Management (ITAM) besteht darin durch die systematische Verwaltung der Assets den reibungslosen Betrieb und Service über den gesamten Lebenszyklus sicherzustellen und unnötige Kosten im IT Service Management zu vermeiden.

IT Asset Management beschränkt sich nicht nur auf die reine Verwaltung von Hardware, sondern bezieht auch Software, Lizenzen, aber auch alle wichtigen Informationen zum Betrieb den erbrachten Services und Management der IT einer Organisation ein.

In der Regel wird ITAM durch ein spezialisiertes Team betrieben und ist zentraler Bestandteil des IT Service Management (ITSM) eines Unternehmens.

Was ist ein IT Asset?

IT Assets sind per Definition alle Komponenten und Informationen in der IT. Ein IT Asset ist ein Vermögenswert, der von einem Unternehmen genutzt wird, um seine Geschäftstätigkeit aufrechtzuerhalten oder zu verbessern. Dazu gehören zum Beispiel Computer, Software, Netzwerke und alle den IT Assets zugehörigen Daten.

Assets in der IT:

  • Hardware (Server, Computer, Telefone, Drucker, Scanner, Kopierer etc…)
  • Software, Lizenzen und Verträge
  • Alle notwendigen Informationen, um den IT Betrieb sicherzustellen.

Warum IT Asset Management?

Die IT ist eine der tragenden Säulen im Unternehmen. Geschäftsabläufe, Wertschöpfung und Management sind ohne den Einsatz von IT Komponenten heute kaum noch denkbar.

Schon in kleineren Unternehmen kann die Anzahl zu verwaltenden IT Assets schnell einen Umfang erreichen, der ohne ein gut aufgestelltes IT Asset Management nicht effizient verwaltet werden kann. IT Prozesse können hier schnell ineffizient werden und im hohen Maß Kosten verursachen.

Oft haben IT Assets einen bestimmten Lebenszyklus (Livecycle) und Abschreibungszeiträume, die beachtet werden müssen, damit es nicht zu einem erhöhten Risiko von Ausfällen im Betrieb und unnötigen Kosten kommt. Hardware wird am Ende der Laufzeit gegen neue Hardware ausgetauscht. Software Lizenzen müssen erneuert, den Mitarbeitern Rechte für die Nutzung zugeteilt, oder auch gegebenenfalls entzogen werden.

Solche komplexen Vorgänge für hunderte von IT Assets und Mitarbeitern können ohne IT Asset Management nicht effizient verwaltet werden. Im schlimmsten Fall leidet die Qualität des Support oder es kommt sogar zu einer Verringerung der Produktivität.

Die Grundlage für ein erfolgreiches IT Asset Management ist die zentrale Erfassung von Informationen und Effizienz in der Umsetzung der daraus resultierenden Maßnahmen.
Bernd Maus

Die Vorteile von IT Asset Management

  1. Transparenz:

    Mit der Übersicht über alle IT Assets haben Sie jederzeit Überblick über Ausfälle, Belastungsspitzen, Laufzeiten, und Abschreibungszeiträume. Die Kosten der gesamten IT Assets des Unternehmen sind so abrufbar und erleichtern Entscheidungen des Managements.

  2. Effizienz:

    Alle IT Assets werden zentral verwaltet. Informationen zu den Assets erfasst und entsprechende Maßnahmen und Services können so abgestimmt durchgeführt werden, ohne den Betrieb über das notwendige Maß zu stören. Das sichert Servicequalität, schafft zufriedene Mitarbeiter und schont Ressourcen.

  3. Informationssicherheit:

    Wichtige Daten zu der Hard und Software, aber auch zum Betrieb der IT, können im Zusammenspiel mit einem Information Security Management System (ISMS) zentral verwaltet werden. Das verhindert Informationssilos, Ineffizienz und Risiken.

  4. Erhöhte Betriebssicherheit:

    Zugangsberechtigungen, Lebenszyklen, Betriebsdauer und Systematische Probleme bei den IT Assets werden durch die zentrale Verwaltung sicher erfasst – nur so können entsprechende Maßnahmen getroffen und Risiken minimiert werden.

Was beinhaltet IT Asset Management?

Hardware Asset Management (HAM)

Ein wesentlicher Bestandteil des IT Asset Management ist das Hardware Asset Management. Hier geht es vor allem darum, sicherzustellen, dass alle Hardware-Komponenten eines Unternehmens richtig genutzt, regelmäßig gewartet und erneuert werden. Wartungs- und Lebenszyklen werden definiert und somit potentielle Risiken durch Ausfälle minimiert. Durch eine strukturierte Übersicht der verfügbaren Hardware Assets kann überflüssige Hard- und Software vermieden und die Ressourcen des IT-Service bestmöglich eingesetzt werden.

Software Asset Management (SAM)

Mit dem Software Asset Management stellen Unternehmen sicher, dass sie die Lizenzen aller verwendeten Software immer aktuell halten und nur die benötigte Anzahl an Lizenzen kaufen.

Compliance im Asset Management

Compliance und somit die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien ist für ein  Unternehmen oft verpflichtend, da sie ansonsten hohe Bußgelder und Strafen riskieren. Auch für die Außenwirkung ist die Compliance-Kultur ein wichtiger Gradmesser für die Qualität des Managements im Unternehmen. Das Compliance Asset Management hilft Unternehmen dabei, die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen und sicherzustellen.

Information Management im Asset Management

Asset Information Management bündelt Daten aus verschiedenen Informationsquellen und Systemen. Dokumente, Zeichnungen und andere Datenformate werden zuverlässig erfasst und stehen für weitere Nutzung an einem zentralen Ort zu Verfügung.

 

Bereiche des IT Asset Management

IT Asset Management Software

Eine IT Asset Management Software (ITAM Software) ist ein unverzichtbares Werkzeug für ein erfolgreiches IT Asset Management im Unternehmen. Sie stellt alle notwendigen Informationen zu den Assets zur Verfügung und hilft bei ihrer Verwaltung. Umfangreiche Reporting Funktionen über Ausfallzeiten, Lebenszyklen und Kosten helfen dem Management die richtigen Entscheidungen zu treffen und die Ressourcen für Support und Services effektiv einzusetzen.

Wichtige Merkmale einer IT Asset Management Software

  • Inventarisierung der IT Assets in einer CMDB

Die Inventarisierung der IT zugehörigen Assets ist eine der wichtigsten Funktionen einer IT Asset Management Software. Alle IT Assets des Unternehmens werden erfasst und in einer detaillierten Inventarliste zur Verfügung gestellt.

Die Configuration Management Database (CMDB) stellt eine elementare Komponente einer IT Asset Management Software dar. In der Datenbank werden alle IT Assest als Configuration Items (CI) erfasst und mit den entsprechenden Informationen, Abhängigkeiten und Erinnerungsfunktionen versehen.

  • Verwaltung der IT Assets

Eine Vielzahl von Funktionen müssen in der IT Asset Management Software zur Verfügung stehen, um die IT Assets eines Unternehmens effizient zu verwalten, zu überwachen und zu schützen.

    • Planung
    • Bereitstellung
    • Wartung
    • Service Management
    • Lifecycle Management
    • Incident Management
    • Business Process Management

Um die entsprechenden Verwaltungsaufgaben sicher und mit gleichbleibender Qualität zu leisten bedarf es  ITSM Prozesse, die sicherstellen, dass über alle Phasen des Lifecycles eines IT Assets die notwendigen Services eingehalten und Informationen festgehalten bzw. abgerufen werden können – nur so kann die Nutzung der Assets optimiert, Kosten erfasst und Betriebssicherheit gewährleistet werden.

  • Überwachung der IT Assets

Zu den Anforderungen von IT Asset Management gehört es Probleme bei Hardware und Software frühzeitig zu erkennen. Konfigurierbare Schwellwerte und das Bündeln der den IT Assets anhängenden Informationen ermöglichen ein frühzeitiges Gegensteuern und Bereitstellen von Support Services. Gleichzeitig kann auch erkannt werden, wenn über das übliche Maß hinaus Support-Anfragen zu bestimmten Assets entstehen.

  • Reporting

Mit dem integrierten Reporting können Belastungsspitzen, Betriebsstunden, Lebenszyklen, Incidents und Kosten der einzelnen Assets oder ganzer Assetgruppen ausgewertet werden. Nur so ist ein effizientes IT Asset Management möglich.

  • Informationsmanagement

Alle den Assets zugehörigen Informationen, wie Lieferanten, Verträge, Konditionen, aber auch Handbücher, werden in zentral verwaltet und sind somit jederzeit abrufbar.

  • Revisionssicher und Audit-Fähigkeit

Die lückenlose Nachverfolgung aller Prozesse und Kommunikation im Asset Management, wie sie OTRS bietet, ist Grundlage für Audits und notwendigen Zertifizierungen. Das schafft Vertrauen bei Mitarbeitern, Kunden und Investoren.

  • Schnittstellen

Schnittstellen, wie zum Beispiel zu einem Information Security Management System , oder ein integriertes ITAM-Tool in einer ITSM Software sind Voraussetzung für den Austausch von Daten und verhindert Informationssilos.

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