03/11/2023 |

So lässt sich der Informationsfluss im Unternehmen optimieren

Informationen sind das vermeintlich wichtigste Gut unserer Zeit. Bei einer vorherrschenden Informationsüberflutung zählt es unlängst, sie gezielt zu managen und zu filtern – insbesondere für Unternehmen. In diesem Beitrag erklären wir, warum akkurate Informationsflüsse so immens wichtig sind und wie sich dieselben optimieren lassen.

Was versteht man unter einem Informationsfluss?

Zunächst muss geklärt sein, was der Begriff Informationsfluss genau bedeutet.

Definition: Informationsfluss

Grundsätzlich geht es beim Informationsfluss (in der IT: Datenfluss) um die Wege, die sämtliche Informationen in einer Organisation nehmen. Die Art der Weitergabe von Informationen sowie Sender-Empfänger-Verhältnisse spielen zentrale Rollen. Bei einem idealen Fluss werden Informationen ohne Einbußen, Verzögerungen oder Missverständnisse ausgetauscht.

Zu unterscheiden ist zwischen verschiedenen Informationsträgern, die einen Informationsfluss anstoßen, wie etwa E-Mails und Prozesse (Interaktionen).

Informationen und Daten

Häufig ist parallel von Informationen und Daten die Rede. Dabei gibt es allerdings ein paar wesentliche Unterschiede zu beachten. So handelt es sich bei Informationen um Sachverhalte und Wissen.

Bei Daten (Singular: Datum) handelt es sich dagegen um Angaben zu Sachverhalten. Es sind Werte, anhand derer eine Information dargestellt wird. So ist ein Datum für sich genommen nur ein Zeichen oder eine Zahl. Erst Sammlungen von Daten ergeben Sinn, bekommen eine Semantik und werden schließlich zu einer Information.

Der Begriff Informationen ist somit jenem der Daten übergeordnet. Während es betriebswirtschaftlich meist um Informationen geht, beschäftigt sich die IT mehrheitlich mit Daten.

Wie funktioniert ein Informationsfluss?

Das Ideal ist Folgendes: Eine Information gelangt schnell und ohne Verluste von A nach B. So lässt sich die Informationslogistik mit jener eines Materials vergleichen. Dieses muss ohne Beschädigungen und innerhalb der dafür vorgesehenen Zeit seinen Bestimmungsort erreichen. Hat ein Sender eine relevante Nachricht parat, sollte diese eindeutig, verständlich, klar und aktuell beim vorgesehenen Empfänger eintreffen. Das genutzte System zur Übermittlung muss dabei schnell und zuverlässig sein.

In der Praxis gelingt dies allerdings häufig nicht zielführend:

Informationen…

  • … gehen verloren.
  • … werden zurückgehalten.
  • … kommen verfälscht an.
  • … verlieren ihren Kontext.
  • … landen zu spät beim Empfänger.
  • … werden nicht wahrgenommen.

Im Gegensatz dazu funktioniert ein guter Informationsfluss also, indem Infos unvermittelt und unverfälscht beim richtigen Empfänger eintreffen. Dabei sollten sie möglichst klar strukturiert und geordnet sein, was häufig eine adäquate Software-Unterstützung notwendig macht.

Beispiele für Informationsflüsse

In Unternehmen nehmen Informationen ganz unterschiedliche Wege. Hier einige Kanäle, über die sie üblicherweise übermittelt werden:

  • mündliche Gespräche
  • Meetings
  • E-Mails und Briefe
  • Chats, Kollaborationstools und Messenger-Dienste
  • Ticketsystem

Negativ-Beispiel 1: Verfälschte Informationen

Beispielhaft könnte ein Informationsfluss so aussehen, dass eine Führungskraft die Nutzung eines neuen Tools in Erwägung zieht. Sie gibt diese Information per E-Mail an ihr Team weiter, das sie daraufhin über den internen Messaging-Dienst diskutiert. In einzelnen Kommunikationsrunden werden Details immer wieder etwas verfälscht wiedergegeben, so dass schließlich ein Meeting zur Synchronisation und Klärung vonnöten ist.

Negativ-Beispiel 2: Diffuse Übermittlung

In einem anderen exemplarischen Fall reden Kollegen mündlich über eine neue Aufgabe. Dabei gibt es allerdings die Schwierigkeit, dass nicht alle Teammitglieder gleichzeitig vor Ort sind. Einige wiederum sind abgelenkt, da sie sich parallel anderen Aufgaben widmen. Schließlich weiß keiner mehr, wer über genau welche und wie viele Informationen verfügt. Zudem haben einige Teammitglieder die Aufgabe missverstanden.

Informationsfluss versus Informationsmanagement

Eng verwandt mit der Bewegung von Informationen ist deren Management. Wer Informationen verwaltet, koordiniert deren Logistik und sorgt dafür, dass sie auffindbar, steuerbar und zu beherrschen sind. Beim Informationsmanagement zählen vermehrt strategische Aspekte; es handelt sich um einen wichtigen Bereich der Unternehmensführung: Es ist wichtig, wer – und wenn ja, wann – von etwas erfährt. Somit geht es hier tatsächlich ein Stück weit darum, Informationsflüsse zu kontrollieren. 

Metaphorisch ausgedrückt: Vergleichbar mit dem physischen Fluss nehmen Informationen oft einen „natürlichen Weg“, bevorzugt den einfachsten. Mit einem funktionalen Management wird dieser Weg dagegen gesteuert: Ein Staudamm kann den Fluss stoppen und an anderen Stellen kommen womöglich Umleitungen oder Vertiefungen (mehr Informationsgehalt) zum Einsatz.

Warum ist ein optimaler Informationsfluss so wichtig?

Kommunikation ist alles – Botschaften müssen zielführend übermittelt sein, damit sie Sinn ergeben und der Empfänger sie richtig versteht. Ohne eine adäquate Kommunikation im Unternehmen geht vieles verloren. Somit sollten die richtigen Personen Informationen zum passenden Zeitpunkt erhalten und deren Bedeutung einordnen können.

Kurzum: Ein optimaler Informationsfluss bedeutet ein gutes Unternehmensmanagement. Zusätzlich sollten Infos schnell und präzise vermittelt werden sowie eine gute Qualität haben.

Positive Folgen eines guten Informationsflusses

Im Folgenden finden sich einige Faktoren, die zeigen, warum ein möglichst optimaler Informationsfluss so wichtig ist.

  1. Höhere Effizienz: Indem Informationen schnell und präzise von einer Quelle zur nächsten gelangen, lassen sich Aufgaben schneller erledigen – ohne unnötige Verzögerungen oder Missverständnisse. Die Ergebnisse fallen so in der Regel besser aus.
  2. Bessere Entscheidungsfindung: Die Qualität getroffener Entscheidungen hängt maßgeblich von der Qualität und Aktualität der verfügbaren Informationen ab. Somit ermöglicht ein guter Informationsfluss fundierte Entscheidungen.
  3. Bessere Koordination: Ein guter Informationsfluss stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und koordiniert handeln können.
  4. Höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit: Durch eine schnelle und effiziente Kommunikation erhalten Kunden rechtzeitig Antworten auf ihre Anliegen. Mitarbeiter sind wiederum besser informiert und fühlen sich wertgeschätzt.
  5. Gezieltes Risikomanagement: Durch einen frühzeitigen Zugang zu relevanten Informationen lassen sich Risiken schneller erkennen und minimieren.
  6. Optimierte Compliance: Informationsmanagement ist enorm wichtig, um interne Richtlinien einzuhalten und Rechtskonformität zu gewährleisten. Mit einem guten Management gelangen Informationen genau dorthin, wo sie gebraucht werden.
  7. Mehr Transparenz: Transparenz schafft Vertrauen und hat positive Einflüsse auf die Unternehmenskultur und -wahrnehmung. Ein optimaler Informationsfluss bewirkt, dass Kunden und Mitarbeiter insbesondere in unsicheren Zeiten genau wissen, womit sie es zu tun haben und beruhigt sein können.
  8. Weniger administrativer Aufwand: Wenn Informationen gleich richtig beim Empfänger ankommen, ist kaum Aufwand vonnöten, um sie zu klären und richtig einzuordnen. Dies spart wertvolle Arbeitszeit und Nerven, so dass sich operativ mehr erreichen lässt.

Insgesamt fördert ein guter Informationsfluss also nicht nur Effizienz und Klarheit, sondern lässt Unternehmen auch angemessen auf Chancen sowie Risiken reagieren. Weitere positive Effekte liegen darin, dass sie Innovationen besser voranbringen und Probleme schneller lösen können.

Risiken defizitärer Kommunikation

Im Umkehrschluss birgt eine dysfunktionale Weitergabe von Informationen einige Risiken. So zeigt zum Beispiel der Zusammenbruch des Mobilfunkkonzerns Nokia im Jahr 2011, welche weitreichende Folgen eine mangelhafte interne Zusammenarbeit haben kann. Das Versagen der internen Kommunikation hatte gravierende Folgen. 

So weit muss es nicht kommen. Allerdings treten negative Effekte bereits im kleineren Maßstab auf: Ein probates Beispiel bilden ausgeprägte Silo-Landschaften in Unternehmen. Bereits der Verlust von Infos zwischen einzelnen Kollegen stört Abläufe immens und verhindert effiziente Arbeit.

Folgende Risiken sind ebenfalls zu beobachten:

  1. Wissen bleibt liegen: Im Informationszeitalter ist Wissen mehr denn je Macht. Wird dies nicht übersichtlich gesammelt, gespeichert und weitergegeben, können Organisationen nicht effektiv vorankommen.
  2. Missverständnisse treten auf: Kommen Informationen nicht richtig oder unvollständig beim Empfänger an, versteht dieser sie falsch. Dies führt mitunter dazu, dass Teams und Organisationen wirkungslose Maßnahmen ergreifen. Zumindest erfordert die Klärung erst einmal zusätzlichen Aufwand.
  3. Konflikte entstehen: Wer wichtige Informationen nicht erhält, kann nicht nur weniger gut arbeiten, sondern fühlt sich oft auch ausgeschlossen. Welche Personen welche Infos erhalten, zeugt von Hierarchie, Zusammengehörigkeit und Wertschätzung. Somit ist defizitäre Kommunikation ein bedeutender Konfliktpunkt.
  4. Mangelnde Sicherheit: Verlaufen Informationsflüsse nicht optimal, herrscht eine mangelnde Kontrolle. Dadurch kommen Informationen mitunter dort an, wo sie nicht hingehören. Dies kann zu massiven Sicherheitsrisiken führen.
  5. Kunden gehen verloren: Schlechte Kommunikation macht sich auch genau dort bemerkbar, wo sie gar nicht hingehört – bei den Kunden. Sinkt infolgedessen deren Zufriedenheit, wandern sie im schlimmsten Fall ab.

Wichtige Fragen zu Informationsflüssen – Checkliste

Hier finden sich einige Fragen, die im Zusammenhang mit Informationsflüssen von Bedeutung sein können. Mit Hilfe dieser lässt sich ein fundierteres Informationsmanagement betreiben.

Allgemeine Fragen

  • Wer braucht wann welche Informationen?
  • Sind die benötigten Informationen vorhanden?
  • Wo sind sie zu finden?
  • Sind die Informationen klar und eindeutig?
  • Sind die Unterlagen aktuell? 

Strategische und kontextuelle Fragen 

  • Welchen Zusammenhang haben die Informationen? Wie lassen sie sich einordnen?
  • Ist eine zentrale und sichere Ablage wichtiger Informationen möglich?
  • Herrscht Einigkeit über die Nutzung von Tools und Software-Lösungen für die Informationsübermittlung?
  • Lassen sich Informationsflüsse transparent und zuverlässig dokumentieren?
  • Gibt es Möglichkeiten, vorhandenes Wissen adäquat zu verwalten?

Wie lassen sich Informationsflüsse verbessern?

Betrachten wir nun ganz konkret, wie Unternehmen und Teams ihr Informationsmanagement und ihre Kommunikation optimieren können.

Was können sie also tun, damit Informationen die richtigen Wege nehmen sowie schnell und mit dem richtigen Kontext zum Empfänger gelangen?

Tipps für bessere Informationsflüsse

Hier finden sich einige hilfreiche Ansätze, um effektiver zu kommunizieren und Informationen zu ordnen.

Tipp #1: Aktive und klare Kommunikation anstoßen

Kommunikative Richtlinien sind ein guter Anfang. Allerdings nützen diese nur etwas, wenn Mitarbeiter diese auch verstehen und entsprechend befolgen. Somit sollten Unternehmen mit gutem Beispiel vorangehen und transparent sein: Sie müssen relevante Informationen möglichst zeitnah und detailliert genug teilen. 

Dies bildet bereits einen guten Anstoß für einen kommunikativen Wandel, im Zuge dessen sich Informationsflüsse optimieren lassen. Dabei hilft auch die aktive Nutzung von Kommunikationsplattformen. Je klarer die Informationen aufbereitet sind, desto besser.

Tipp #2: Transparenz fördern

Funktionale Informationsflüsse leben von Transparenz. Dies bedeutet, dass Offenheit entscheidend ist und alle Beteiligten klar ihre Gedanken äußern. Grundvoraussetzung dafür ist ein gewisses Maß an psychologischer Sicherheit: Niemand sollte aus Angst vor etwaigen Sanktionen Gedanken zurückhalten müssen.

Eine offene Kommunikationskultur ermöglicht es stattdessen, mögliche Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig zu identifizieren. So sind Informationsflüsse umso zielführender, je eher sie beginnen. 

Tipp #3: Gezieltes Informationsmanagement betreiben

Der Erfolg der internen Kommunikation hängt enorm davon ab, dass Organisationen Informationen und Wissen gezielt verwalten. Wesentlich dabei: Mitarbeiter sollten sich nicht mit zu vielen – für sie irrelevanten – Informationen beschäftigen müssen. Stattdessen müssen wirklich wichtige Informationen genügend Aufmerksamkeit erhalten. In Zeiten des “Overloads” zählt es vermehrt, nach der Bedeutung von Informationen zu selektieren. 

Dazu gehört auch, dass Organisationen Informationen strukturiert aufbereiten und die Kanäle zur Verbreitung gezielt wählen. Für Status-Updates bieten sich zum Beispiel Kollaborationsplattformen an, wobei sich etwa personelle Veränderungen per E-Mail mitteilen lassen. Für Informationen mit Diskussionsbedarf bildet dagegen ein Meeting eine probate Plattform. 

Tipp #4: Dokumentation betreiben

Arbeitsprozesse scheitern sehr häufig daran, dass Organisationen die Kommunikation nicht klar und übersichtlich genug dokumentieren: Mitarbeiter teilen beispielsweise Informationen und gute Ideen, doch sie verschwinden im Chatverlauf und niemand verfolgt sie weiter. Ein solcher Informationsverlust tritt ohne strukturierte Dokumentation besonders oft auf – und bringt hohe Opportunitätskosten mit sich.

Um stattdessen Informationen für alle zugänglich zu machen, sollten Organisationen sie möglichst zentral und übersichtlich dokumentieren. Dies schließt im Idealfall nicht nur allgemeines Wissen, sondern auch kreative Ansätze, Brainstormings und Verbesserungsvorschläge ein. Die Herausforderung liegt darin, das Informationsmanagement konsistent zu betreiben, Informationen zu ordnen und ein zentrales Tool zur Ablage zu nutzen. Zu häufig stehen verstreute Tools und diversifizierte Kanäle der Effizienz im Weg.

Tipp #5: Individuelle Präferenzen berücksichtigen

Menschen sind verschieden – soweit nichts Neues. Doch damit gehen auch unterschiedliche Ansprüche an die Kommunikation einher. Während zum Beispiel einige Personen ihr E-Mail-Postfach dauerhaft im Blick haben, nehmen andere Informationen aus Anrufen oder Meetings besser auf. Manchmal birgt die asynchrone (zeitversetzte) Kommunikation Vorteile. In anderen Fällen empfiehlt es sich eher, Wissen sofort in einem Gespräch zu teilen.

Darüber hinaus gehen auch verschiedene Abteilungen unterschiedlich mit Informationen um – sie unterliegen speziellen Bedürfnissen und Präferenzen. Informationsflüsse sollten entsprechend angepasst sein. So besteht zum Beispiel ein häufiger Fehler darin, nicht die spezifischen Kanäle zu berücksichtigen, welche die betreffende Abteilung für den Informationsaustausch nutzt. 

Warum Software-Unterstützung entscheidend ist

Gemeinhin gilt: Wer Informationsflüsse optimiert sehen möchte, muss sich bewusst und beharrlich darum bemühen. Informationsmanagement bedeutet, einem wilden Fluss (an Informationen) eine klare Richtung zu geben – einschließlich Stauanlagen, Schleusen und Begradigungen. 

Für die moderne Unternehmenswelt hat dies zur Folge, dass die richtigen Tools und Software-Lösungen zum Einsatz kommen sollten. So können Projektmanagement-Tools und Kollaborationsplattformen den Informationsaustausch erheblich erleichtern. Ergo lohnt es sich für Organisationen, in geeignete Lösungen zu investieren und ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen.

Diese Arten von Software bieten sich an

Folgende Arten von Softwares können die interne Kommunikation und Informationsflüsse optimieren:

  • Kommunikationsplattformen: Es erleichtert den Informationsaustausch, eine zentrale Plattform für die Kommunikation zu nutzen. 
  • Kollaborationssoftware: Solche Tools können unter anderem durch Messaging und Filesharing die Zusammenarbeit in Unternehmen verbessern. Dies erleichtert – insbesondere in Remote-Umgebungen – den Informationsfluss erheblich.
  • Ticketsysteme: Sie gestalten Informationsflüsse transparent, indem sie diese in einem Ticket zusammenfassen. Dadurch fördern sie übersichtliche und effiziente Kommunikation.
  • Task-Management-Lösungen: Durch die effektive Verwaltung von Aufgaben sind alle diesbezüglichen Informationen klar und übersichtlich zugeordnet. 
  • Tools zur Dokumentation / Knowledge-Management: Indem sich Informationen und Wissensstände zentral und übersichtlich abrufen lassen, können sich alle Beteiligten schnell und unkompliziert informieren. 
  • Service-Management: Ein gut abgestimmtes IT-Service-Management samt ITIL®(Information Technology Infrastructure Library)-Prozessen hilft Organisationen dabei, Informationsflüsse bestmöglich zu optimieren. 
  • Meeting-Management-Software: Hier kann ein fundierter Austausch erfolgen, indem die Anwender sämtliche für das jeweilige Meeting relevante Informationen ablegen und kontextuell speichern.

Fazit: Struktur ist für Informationsflüsse entscheidend

Organisationen benötigen funktionale Informationsflüsse, um bestehen und erfolgreich sein zu können. Nichtsdestotrotz kommt es häufig vor, dass Informationen nicht oder nur unvollständig beziehungsweise verfälscht beim Empfänger ankommen. 

Umso wichtiger erscheint ein zielführendes Informationsmanagement, im Rahmen dessen auch der Kontext und die Relevanz von Informationen deutlich werden: Effiziente Informationsflüsse leben von Überblick und Struktur. 

Somit sollten Organisationen ihre Kommunikation und den Informationsaustausch gezielt optimieren. Die richtigen Tools und Software-Lösungen bieten dafür passende Unterstützung. 

Erfahren Sie, wie Sie mit OTRS das Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen optimieren können.

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