Prozessoptimierung – So gelingt kontinuierliche Verbesserung

Hintergrund: Was ist Prozessoptimierung?

Die Prozessoptimierung ist ein weit gefasster Bereich, mit Hilfe dessen Unternehmen sich erfolgreich(er) aufstellen können. Metaphorisch ausgedrückt: Verstehen wir das Gehen einer Wegstrecke als einen Prozess, so kann die Prozessoptimierung auftretende Hindernisse aus dem Weg räumen – die Strecke lässt sich somit einfacher und schneller bewältigen. 

Womöglich steht auch besseres Schuhwerk (analog zu neuen Technologien) zur Verfügung, das bequemer ist und ebenfalls mehr Schnelligkeit verleiht. Wer nun Strecken besser bewältigt, spart Zeit, Mühe und ist erfolgreicher. 

Prozessoptimierung: Definition

Mit der Prozessoptimierung verbessern Unternehmen ihre Arbeitsabläufe. Im Fokus steht es, diese – anhand geeigneter Methoden – profitabler und effizienter zu gestalten oder auch die Kundenfreundlichkeit beziehungsweise den Einsatz von Ressourcen zu optimieren.

Prozessoptimierung vs. Prozessmanagement

Prozesse zu optimieren, ist ein Teilbereich des Prozessmanagements. Wo sich dieses übergeordnet mit der Verwaltung von Arbeitsabläufen befasst, hat die Prozessoptimierung konkret die (kontinuierliche) Verbesserung derselben zum Ziel. 

Ziele der Prozessoptimierung

Grundsätzlich gibt es ein breites Spektrum an Zielen für die Prozessoptimierung. Essenziell sind dabei Steigerungen der Effizienz, der Profitabilität und der Kundenzufriedenheit. Optimierte Prozesse braucht es, damit Unternehmen rentabel sind und sich an verändernde Bedingungen anpassen können.

Im Folgenden stellen wir einige der Ziele kurz vor. 

Kostenreduktion

Geringere Kosten sind zwar kein Synonym für effizientere Prozesse, doch handelt es sich hierbei um ein sehr häufiges Ziel der Prozessoptimierung. Zahlreiche Unternehmen investieren – insbesondere zu Beginn – viel in Prozesse. Sind diese erst einmal etabliert, geht es darum, sie kostengünstiger abzuwickeln. Häufig sind Kosteneinsparungen auch schlichtweg erforderlich, um auf dem Markt bestehen sowie Produkte und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen anbieten zu können. 

Im Vordergrund steht es zum Beispiel, Verschwendungen zu reduzieren, weniger Arbeitsstunden für Prozesse zu investieren und zur Verfügung stehende Ressourcen effektiver zu nutzen.

Flexibilität

Dieser Faktor erscheint häufig lediglich als “Nice-to-have”, weist aber eine immense Bedeutung auf. Da sich Umgebungen und Bedingungen schnell verändern, müssen Unternehmen darauf eingestellt sein, sich unmittelbar daran anpassen zu können. 

Eine Möglichkeit für eine dahin gehende Prozessoptimierung liegt zum Beispiel darin, agile Arbeitsweisen einzuführen. Einen oft entscheidenden Vorteil bildet es auch, die betrieblichen Prozesse flexibel umstellen zu können – insbesondere bei einer sich verändernden Marktlage oder drohenden Ausfällen.

Zeitersparnis

„Zeit ist Geld” – eine Floskel, die für Prozessoptimierung jedoch durchaus die Richtung vorgibt. Bei Zeit handelt es sich um eine knappe Ressource, die zielführend genutzt und aufgeteilt sein sollte. 

Für Prozesse bedeutet dies, einen maximalen Output aus dem zeitlichen Input zu generieren. Mit anderen Worten: Der geleistete Aufwand soll zu adäquaten Resultaten führen. Lösungen liegen zum Beispiel darin, unnötige Prozesse zu stoppen, bestehende Abläufe zu verschlanken und Prozesse ganz direkt mit Zielen zu verknüpfen.

Intelligente und nachhaltige Ressourcennutzung

Unternehmen sind darin bestrebt, neben dem zeitlichen Personaleinsatz auch Ressourcen wie Materialien, Maschinen und die IT möglichst effizient zu nutzen. Zum Tragen kommen dabei nachhaltiges Wirtschaften und die Begrenzung von Verbräuchen.

Wenn zum Beispiel wiederholt Verschleißerscheinungen und Ausfälle von Maschinen auftreten, kann dies Unternehmen in ihrer Wirtschaftlichkeit bedrohen. Zielführend wäre es in diesem Szenario, die maschinellen Belastungen möglichst zu reduzieren und detaillierte Wartungen vorzunehmen. 

Fehler und Risiken vermeiden

Fehler gehören zum Leben – es wird nur zum Problem, wenn wir sie wiederholt begehen. Der Kern der Prozessoptimierung liegt in der kontinuierlichen Verbesserung, so dass es sich als wesentlich erweist, aus Fehlern zu lernen und Prozesse entsprechend zu adaptieren.

Gelingt dies, so nehmen logischerweise die Risiken für zukünftige Fehler erheblich ab. Bedeutsam ist dies insbesondere auf dem Gebiet der Sicherheit, aber auch bei der Qualität von Produkten und der Zuverlässigkeit eines Prozesses. 

Zu optimieren bedeutet oft, die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. In diesem Sinn ist ein Prozess dann gut, wenn er dauerhaft reibungslos verläuft.

Was macht ein Prozessoptimierer? 

Ein Prozessoptimierer hat die Analyse und kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse zur Aufgabe. Die Ziele dieser Rolle sind unter anderem Kostenreduktionen, Effizienzsteigerungen, klar definierte Zuständigkeiten, höhere Sicherheiten und bessere Serviceleistungen.

Im Gegensatz zum Projektmanager verfolgt ein Prozessoptimierer kontinuierliche Abläufe. Somit spielen Zyklen eine wichtige Rolle. Das heißt: Prozessoptimierung ist nie wirklich abgeschlossen, sondern hat stetige Verbesserungen zum Ziel. 

Komplementär zur Prozess-Neugestaltung geht es um Evolutionen – bereits Bestehendes erhält “Upgrades”, um besser zum jeweiligen Ziel zu gelangen.

Im Allgemeinen ist ein Prozessoptimierer mit folgenden Aufgaben betraut: 

• Geschäftsprozesse analysieren
• Optimierungsmöglichkeiten identifizieren
• Strategien zur Optimierung entwickeln
• Verbesserungen implementieren 
• Prozess überwachen und Maßnahmen evaluieren
• kontinuierliche Verbesserung (samt Anpassung von Strategien)

Wie lässt sich ein Prozess konkret optimieren?

Die oben genannten Schritte muten in der Theorie recht logisch und simpel an, doch tatsächlich handelt es sich bei der Prozessoptimierung um einen keineswegs leichten Vorgang. Mitunter treffen Prozessoptimierer auf große Widerstände. So oder so verlangt die Implementierung von Verbesserungen nach einer sorgfältigen Organisation.

Diese Schritte können sich als nützlich erweisen:

• Gezielt analysieren: Bevor es um die konkrete Umsetzung von Verbesserungen geht, zählt erst einmal eine genaue Analyse des Status quo: Wie laufen die bestehenden Prozesse? Wo herrscht Verbesserungspotential? Wo lohnt es sich, Neuerungen einzuführen?
• Ziele festlegen: Wer ein Ziel nicht kennt, kann dasselbe kaum erreichen. Genaue Ziele geben die Richtung für die fällige Optimierung vor und definieren deren Erfolgskriterien. Zum Beispiel lässt sich eine angestrebte Effizienzsteigerung in konkreten Prozenten bemessen. Ebenso können Unternehmen auch Metriken und Zielwerte für Bereiche wie die Kundenzufriedenheit definieren.
• Bewusstsein schaffen: Beteiligte und Betroffene sollten wissen, warum die Optimierungen erfolgen sollen und was sich das Unternehmen davon verspricht. Bei der Umsetzung hilft es zum Beispiel sehr, wenn andere sie als eine klare Verbesserung wahrnehmen.
• Verantwortlichkeiten schaffen: Ohne eindeutige Verantwortlichkeiten können Optimierungen nicht gelingen. Von daher muss klar sein, wer sich im Verlauf um welche Bereiche kümmert. Der Person, welche die Gesamtverantwortung trägt, obliegt es, (Teil-)Aufgaben zu übertragen und zu delegieren. Ferner gilt: Je mehr Personen – auch indirekt – beteiligt sind, desto höher liegen die Erfolgsaussichten. 
• Konsequent dokumentieren: Der Fehler, die Dokumentation zu vernachlässigen, kommt relativ häufig vor. Tatsächlich handelt es sich bei der Dokumentation jedoch um einen Schlüsselfaktor, da eine hinreichende Aufzeichnung vor allem für die Evaluierung entscheidend ist. Auch für die Überprüfung der Fortschritte, die passenden Maßnahmen im richtigen Moment und die Identifizierung von etwaigen Schwierigkeiten kommt es auf eine konsequente Dokumentation an. 
• Veränderungen implementieren und beobachten: Hier handelt es sich um das Kernstück einer Prozessoptimierung. Sind Verbesserungen oder Anpassungen erst einmal erarbeitet, lohnt sich der geleistete Aufwand nur, wenn auch eine adäquate Umsetzung erfolgt. Dabei zählt es, genau zu beobachten, wie die jeweiligen Verbesserungen wirken. 
• Adaptierungen vornehmen: Wenn Optimierungen erst einmal erfolgt und erste Schlüsse gezogen sind, lassen sich Anpassungen vornehmen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, Optimierungen frühzeitig (aber keineswegs verfrüht) zu implementieren, um möglichst viele valide Daten sammeln zu können. Auf Grundlage dessen lassen sich schließlich Prozesse so lange weiter verbessern, bis sie die gewünschten Resultate hervorbringen. 

Geeignete Methoden zur Prozessoptimierung im Überblick

Für die Prozessoptimierung zählt es vor allem, die richtigen Methoden zielführend anzuwenden. Dabei muss vor allem geklärt sein, welche Schritte zu durchlaufen sind. Struktur und Wiederholbarkeit (Iterationen) erweisen sich als sinnvoll, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Hier stellen wir exemplarisch vier bewährte Methoden kurz vor. 

Methode #1: PDCA-Zyklus – der iterative Prozess

Beim PDCA(Plan-Do-Check-Act)-Zyklus handelt es sich um eine interaktive Strategie, um Probleme zu lösen. Ursprünglich als Methode für die wirtschaftliche Qualitätskontrolle ausgelegt, kommt der PDCA-Zyklus weiterentwickelt auch zum Einsatz, um Prozesse zu optimieren.

Er setzt sich folgendermaßen zusammen:

• P (Plan): Die Analyse des Ist-Zustands steht an, um Potenziale und Probleme zu erkennen. Darauf basierend kommen Ziele und die Planung der Maßnahmen zustande. 
• D (Do): In dieser Phase beginnt die Umsetzung des Plans. Durch Experimentieren und Ausprobieren entstehen neue Erkenntnisse. 
• C (Check): Das jeweilige Unternehmen evaluiert die getroffenen Maßnahmen und Tests. Es geht auch darum, die Zielvorgaben zu kontrollieren. 
• A (Act): Die Verbesserungen gehören nun entweder umgesetzt oder verworfen und der Fortschritt dokumentiert.

Die Schritte gehen so lange in die Wiederholung, bis das Problem gelöst beziehungsweise eine signifikante Verbesserung erzielt ist, so dass ein iterativer Prozess entsteht. 

Methode #2: Six Sigma – Verfahren zur Fehlervermeidung

Als Methode des Lean Managements („schlankes Management”) dient Six Sigma dazu, geschäftliche Prozesse zu verbessern. Das Ziel sind möglichst einheitliche Prozesse, um (Produkt-)Fehler zu vermeiden. 

Six Sigma beruht auf der DMAIC-Methode: 

• D – Define
• M – Measure
• A – Analyse
• I – Improve 
• C – Control 

Zur Hilfe kommen dabei statistische Mittel, wobei alle Prozesse Inputs (Aktionen) und Outputs (Auswirkungen) zugeordnet bekommen. Im Fokus steht es, die Aktionen möglichst weit zu kontrollieren, um vor allem fehlerfreie Ergebnisse (Produkte) zu erhalten. 

Methode #3: Kaizen – die kontinuierliche Verbesserung 

Kaizen stammt aus dem Japanischen und setzt sich aus „Kai” (Veränderung) und „Zen” (zum Besseren) zusammen. Geläufig ist diese Methode als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). 

Als Eckpfeiler fungieren folgende Punkte: 

• die aktuelle Situation genau erfassen
• Probleme ausgehend von ihren Ursachen beheben
• sämtliche relevante Mitarbeiter einbinden
• auf Teamarbeit setzen
• langfristig gute Prozesse etablieren 

Methode #4: Total Quality Management – der ganzheitliche Ansatz

Das Total Quality Management (TQM) ist auf die stetige und holistische Optimierung der Geschäftsbereiche eines Unternehmens ausgelegt. Das Konzept verfolgt eine langfristige Strategie und geht über die herkömmlichen Qualitätskontrollen hinaus.

Eine Besonderheit liegt darin, dass die Kundenzufriedenheit – und nicht etwa die Wettbewerbsorientierung – im Mittelpunkt steht. Das Ziel ist es, durch eine ganzheitliche Betrachtung und Verbesserung der Prozesse die bestmögliche Qualität zu bieten.

Im Konkreten besteht das Total Quality Management aus diesen vier Schritten:

1. Projektvorbereitung – Absteckung der Rahmenbedingungen, um den Umfang und den Ablauf zu definieren.
2. Ist-Analyse – Das jeweilige Unternehmen überprüft die Anforderungen des Marktes, der Kunden sowie der Mitarbeiter und betreibt eine Schwachstellen-Analyse.
3. Konzepterstellung – Nun geht es um die Ausarbeitung eines unternehmensspezifischen Konzeptes samt Handlungsempfehlungen.
4. Realisierung des Konzepts – Die Umsetzung ist dann erfolgreich, wenn das jeweilige Unternehmen die beschlossenen Maßnahmen kontinuierlich verfolgt und die Fortschritte überwacht.

Qualitätsmanagement nach ISO 9001

Bei ISO 9001 handelt es sich um die am häufigsten verwendete Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sind die Anforderungen erfüllt, kann eine Organisation anhand einer Zertifizierung nachweisen, dass sie über geeignete Prozesse für qualitative Produkte und Dienstleistungen verfügt.

Im Gegensatz zu den Methoden geht es hier um Orientierungspunkte für die Qualitätssicherung und weniger um die konkrete Umsetzung von Verbesserungen.

Fazit: Prozessoptimierung – eine entscheidende Aufgabe 

Prozessoptimierungen erweisen sich als essenziell, damit Unternehmen langfristig erfolgreich sein können. Dabei sollte genau feststehen, um welche Ziele es geht und mithilfe welcher Schritte diese zu erreichen sind. Auch muss das Handeln aller Beteiligten gut aufeinander abgestimmt sein. 

Für eine Prozessoptimierung stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, wobei der sogenannte PDCA-Zyklus am bekanntesten ist und häufig als wegweisender Maßstab hergenommen wird. Allgemein wichtig ist das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung, das die Kaizen-Methode vorrangig verkörpert.

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