Kanban-Board – Für agiles Projektmanagement

Was steckt
hinter Kanban?

Kanban ist der japanische Ausdruck für „Signalkarte“ oder auch „visuelles Signal“. Es geht dabei darum, Prozesse und Workflows sichtbar zu machen. So ist die Arbeit an Services, Produkten oder Technologien oft nicht greifbar. Mit Kanban ändert sich das: Aufgaben und ihr jeweiliger Status lassen sich in Teams teilen, so dass alle auf dem gleichen aktuellen Stand sind. 

Ursprung bei der Automobil-Produktion

Seinen Ursprung nahm Kanban übrigens bei der Fertigung von Automobilen. Der Hersteller Toyota beschloss in den 1940er-Jahren, nach dem sogenannten Pull-Prinzip zu produzieren. Es wurde nur gelagert, was auch gebraucht wurde und nur nachgeholt, was gerade fehlte – die sogenannte Lean-Produktion diente dazu, Verschwendungen zu vermeiden. Durch dieses Just-in-time-Prinzip sparte Toyota Unmengen von Kosten und konnte deutlich effizienter agieren. 

Mit Weiterentwicklungen beliebt
im Software-Bereich

So war es weniger verwunderlich, dass dieses Vorgehen schnell Schule machte und Kanban umfänglich aufgegriffen wurde: Mit einigen Weiterentwicklungen griff es zunächst die Software-Branche zum Einsatz, ehe es später auch branchenübergreifend zum Einsatz kam. Heute ist die Kanban-Methode insbesondere im Software- und Service-Bereich etabliert. Gleich geblieben ist dabei das Pull-Prinzip, nach dem sich die Teammitglieder Aufgaben ziehen.

Was ist ein
Kanban-Board?

Generell bieten Kanban-Boards eine transparente Möglichkeit, um Folgendes zu erreichen:

• den Arbeits- und Informationsfluss visualisieren
• Engpässe identifizieren und beseitigen
• Aufgaben priorisieren und erledigen

Im Allgemeinen dienen sie dazu, die Effizienz zu steigern, indem sie Teams einen akkuraten Überblick zu ihren Aufgaben und den diesbezüglichen Bearbeitungsständen verschaffen.

Wichtige Elemente eines Kanban-Prozesses

Ein Kanban-Prozess bedient sich einiger Schlüssel-Elemente.
Hier finden sich die wichtigsten davon im Schnellüberblick.

1. Kanban-Karten – Karten oder Zettel, die einzelne Aufgaben oder Arbeitspakete repräsentieren, samt relevante Informationen und Details. 
2. Limitierte Arbeitsinhalte (Work in Progress; WIP) –  Begrenzungen für die Anzahl der Aufgaben, die sich gleichzeitig in jeder Phase des Prozesses befinden dürfen. 
3. Pull-System – Neue Aufgaben werden nicht aktiv zugewiesen, sondern von Teammitgliedern „gezogen“, wenn sie über Kapazitäten verfügen und bereit sind, neue Arbeit zu übernehmen. 
4. Kontinuierliche Verbesserung – Die entsprechenden Teams überprüfen regelmäßig den Prozess, um mögliche Engpässe und Hindernisse zu identifizieren sowie zu beseitigen und effizienter zu arbeiten.
5. Transparente Kommunikation – Indem sich die Beteiligten offen austauschen, relevante Informationen miteinander teilen und das Kanban-Board auf dem aktuellen Stand halten, sind der Status von Aufgaben und Workflows geklärt.
6. Service Level Agreements (SLAs) – Durch Vereinbarungen (Service Level Agreements) über die Zeit, um eine Aufgabe durch den Prozess zu führen, lassen sich ein verbindliches Workflow-Management entwickeln und Kundenanforderungen besser erfüllen.

 

Tipp: Anwender sollten sich nicht starr nach bestimmten Elementen richten, sondern die Prozesse so ausarbeiten, wie sie ihnen individuell den bestmöglichen Nutzen bringen. Der Einsatz von Kanban sollte Teams keineswegs beschränken, sondern ihnen im Gegenteil mehr Möglichkeiten zur Hand geben und agiles Arbeiten ermöglichen.  Allerdings verleihen die Schlüssel-Elemente eines Kanban-Prozesses Anwendern eine wichtige Orientierung.

 

Arbeitsweise mit einem Kanban-Board

So setzen Teams Kanban-Boards als visuelle Hilfsmittel ein, um den Fortschritt bei Aufgaben oder Projekten zu verfolgen, zu fördern und zu gestalten. Ein Kanban-Board besteht typischerweise aus Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses repräsentieren, wie diese:

• Zu erledigen (To Do)
• In Bearbeitung (Doing) 
• Abgeschlossen (Done) 

Die Teammitglieder platzieren auf dem Board nun Karten oder Zettel, die für einzelne Aufgaben oder für Aufgabenpakete stehen. Diese wandern nun Spalte für Spalte über das Board, jeweils wenn sich ihr Status ändert. 

Zum Beispiel wird eine Karte von der Spalte „Zu erledigen (To do)“ in die Spalte „In Bearbeitung (Doing)“ verschoben, wenn jemand mit der Arbeit an der Aufgabe beginnt, und dann in die Spalte „Abgeschlossen“ (Done), wenn die Aufgabe erledigt ist.

Erweiterungen für komplexe Projekt und Prozesse 

Für komplexere Prozesse oder Projekte erweisen sich Erweiterungen als sinnvoll, wie zum Beispiel diese: 

1. Zu erledigen (To Do)
2. Analyse
3. Entwicklung (Doing)
4. Test
5. Fertig (Done)

Arten von Kanban-Boards

Je nach den Bedürfnissen und Vorlieben können Teams unterschiedliche Arten von Kanban-Boards nutzen. Hier einige Beispiele:

• Physische Boards: Hier kommen für gewöhnlich Whiteboards und Post-it-Notizen zum Einsatz, wobei das Board in mehreren Spalten – mit physischen Karten oder Post-its – den Fortschritt bei den verschiedenen Aufgaben repräsentiert.

• Digitale Kanban-Boards: Diese bieten ähnliche Funktionen wie physische Kanban-Boards, allerdings mit digitalen Karten und Spalten, welche die Teammitglieder online bearbeiten und gemeinsam nutzen.

• Persönliche Kanban-Boards: Mit diesen verwalten Einzelpersonen ihre individuellen Aufgaben und Projekte. Sie können entweder physisch oder digital sein – und sind oft einfacher gestaltet als Boards für Teams.

• Scrum-Kanban-Boards: Diese kombinieren Kanban mit dem Framework von Scrum. Sie lassen sich mit Scrum-Tools erstellen und helfen Teams dabei, ihre Workflows zu optimieren.

• Portfolio-Kanban-Boards: Diese kommen auf höherer Ebene zum Einsatz, um den Fortschritt gleich mehrerer Projekte oder Initiativen zu verfolgen und bieten eine übergreifende Sicht auf den Arbeitsfluss.

Prinzipien für Kanban-Boards

Im Projekt- sowie Prozessmanagement gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen, um Ziele zu erreichen. Bei Kanban gilt dabei das Prinzip: Starte mit dem, was du hast. Es handelt sich also um einen pragmatischen Ansatz, der sich am Status quo orientiert.

Ebenso spielen die sogenannten WIP (Work In Progress)-Limits eine wichtige Rolle. So dürfen die beteiligten Mitarbeiter nur eine bestimmte Anzahl an Aufgaben gleichzeitig erledigen: Gewisse Aufgaben müssen zunächst fertiggestellt sein, um neue zu beginnen. Auf diese Weise wird einer möglichen Überforderung vorgebeugt und sichergestellt, dass Aufgaben schließlich tatsächlich erledigt sind.

Kanban vs. Scrum

Bei Kanban und Scrum handelt es sich gleichermaßen um agile Methoden, mit welchen Teams effizienter, zielgerichteter und kundenorientierter arbeiten können.

Die wesentlichen Unterschiede liegen in diesen Punkten:

• Scrum arbeitet mit einem festen Zeitrahmen (Sprints), während Kanban sich an einem kontinuierlichen Arbeitsfluss orientiert.
• Scrum definiert spezifische Rolle (z. B. Product Owner, Scrum Master). In Kanban gibt es dagegen keine fest definierten Rollen.
• Während bei Scrum am Anfang jedes Sprints Aufgaben geplant und priorisiert werden, geschieht dies bei Kanban flexibel – gemäß aktueller Anforderungen.
• Die WIP-Limits sind in Kanban-Prozesse fest verankert, während es bei Scrum solche Beschränkungen nicht explizit gibt. 
• Bei Scrum gibt es Metriken wie Velocity (Geschwindigkeit) und Burndown-Charts, bei Kanban spielen dagegen der Durchsatz sowie die Durchlauf- und Zykluszeit wichtige Rollen.

Die Vorteile von Kanban

Ein Kanban-System bietet eine Reihe von Vorteilen, vor allem um Workflows und Prozesse zu verbessern. Insbesondere bei agilen Teams und Methoden erfreut sich großer Beliebtheit, um Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu agieren.

Im Folgenden finden sich die wichtigsten Vorzüge:  

• Visualisierung von Workflows: Kanban-Boards stellen ganze Workflows grafisch dar, wodurch Teams ihre Aufgaben inklusive des jeweiligen Status schnell überblicken können. Durch diese Transparenz lassen sich Aufgaben leichter priorisieren und somit gezielter sowie strukturierter bearbeiten. 
• Vermeidung von Engpässen: Durch die WIP-Limits lässt sich nur eine bestimmte Anzahl an Aufgaben gleichzeitig angehen, wodurch diese tendenziell schneller erledigt sind (kürzere Durchlaufzeit). Indem Anwender Kanban dazu nutzen, ihre Arbeit besser zu organisieren, profitieren sie von einer kontinuierlichen Optimierung.
• Agilität und Anpassungsfähigkeit: Kanban lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen eines Teams beziehungsweise Projekts anpassen. Es lässt sich immer wieder adaptieren und optimieren, ohne dass eine komplette Neugestaltung des Prozesses nötig wird.
• Optimierte Kollaboration: Indem das gesamte Team ein Kanban-Board verwendet, sind Fortschritte transparent und leicht zugänglich. Dies bietet eine ideale Basis, um effektiv zusammenzuarbeiten und gemeinsam die Aufgaben sowie die Arbeitsbelastung im Blick zu haben – und gegebenenfalls rechtzeitig zu intervenieren.
• Lernprozesse: Durch Kanban leben Teams eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Indem Teams ihre Arbeitsprozesse also regelmäßig reflektieren, lernen sie, passen diese immer wieder an und steigern so stetig ihre Leistungen.
• Kundenorientierung: Viele Unternehmen haben bereits Customer Centricity als einen entscheidenden Wert erkannt. Indem Kanban den Fokus auf stetig gute Resultate lenkt und schnelle Reaktionen auf Anfragen ermöglicht, trägt es zu klaren Mehrwerten für die Kundschaft bei.

Kanban-Ansicht in OTRS

Mit der kommenden Kanban-Ansicht in OTRS lassen sich Tickets und Aufgaben noch effektiver, bequemer und zielführender verwalten. Auf diese Weise sind Workflows gut sichtbar und Aufgaben lassen sich leichter priorisieren sowie organisieren. Anwender haben somit eine bessere Übersicht und interaktive Möglichkeiten, ganze Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

 

 

Die Ziele

Mit der Kanban-Ansicht in OTRS können Sie gleich mehrere Ziele erreichen. Generell geht es um zusätzliche visuelle Möglichkeiten, die Tickets einen Projekt- sowie Prozess-Fokus verschaffen und Aufgaben intelligent, übersichtlich sowie zielgerichtet organisieren lassen – damit Teams schneller, effizienter und agiler reagieren können.

Hier nun die wichtigsten Ziele der Kanban-Ansicht im Einzelnen:

• eine visuelle Darstellung des „Ticketflusses“ bereitstellen
• Tickets besser priorisieren können
• das Workflow-Management optimieren
• fokussiertere Zusammenarbeit und mehr Transparenz in Teams
• Ansichten individuell an Prozesse und Workflows anpassen

Die Vorteile

Die Vorteile dieses kommenden Features sind selbstverständlich eng mit seinen Zielen verbunden: Tickets lassen sich schnell projekt- und prozessorientiert überblicken, um als Team schnell die richtigen Schritte einleiten zu können.

Die Kanban-Ansicht ermöglicht dabei Folgendes:

• eine rationalisierte Ticketverwaltung
• eine höhere Produktivität
• mehr Flexibilität
• Anpassungsmöglichkeiten für Support-Teams
• eine höhere Sichtbarkeit von Arbeitsabläufen und Ticket-Status
• bessere Entscheidungsfindungen durch mehr Überblick

Details zum Kanban-Feature

Hier finden sich noch einige spannende und wissenswerte Details zur kommenden Kanban-Ansicht in OTRS.

1. Benutzer können Tickets mithilfe der Ansicht anzeigen, organisieren und verwalten.
2. Teams können die Stufen/Spalten entsprechend ihrer Workflows anpassen.
3. Dank Berechtigungen lässt sich kontrollieren, wer Tickets zwischen den Stufen verschieben kann.
4. Die Kanban-Ansicht ist responsive und somit auf Desktop und mobilen Endgeräten nutzbar.

Fazit: Kanban macht Teams erfolgreicher

Kanban eignet sich hervorragend, damit Teams sich besser organisieren und aufstellen können. Zahlreiche Beispiele – angefangen mit der Produktion bei Toyota – belegen, dass dieses Verfahren Teams effizienter und Projekte erfolgreicher machen oder auch die Kundenzufriedenheit steigern kann.

Positiv lässt sich dabei hervorheben, dass sich Kanban-Boards flexibel anwenden und an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen. Anstatt starren Richtungen zu unterliegen, können Teams genau die Prozesse und Workflows erarbeiten, welche ihnen den größten Nutzen bringen. 

Mit der neuen Kanban-Ansicht lassen sich diese Vorteile schließlich in OTRS nutzen. Anwender profitieren unter anderem von einer optimierten visuellen Darstellung und können Tickets besser sowie zielorientierter organisieren. Arbeitsabläufe sind so schnell zu erfassen und effizient steuerbar.

Erfahren Sie mehr zur Kanban-Ansicht in OTRS.

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