Workflow Automation – Definition, Vorteile und Tipps

Definition: Was ist Workflow Automation?

Workflow Automation meint den Einsatz von Technologien, Systemen und Tools, um Aufgaben und Geschäftsprozesse in einer organisierten Abfolge zu verselbstständigen. Die Automatisierung kann sich auf den gesamten Workflow oder nur auf einzelne Schritte beziehen.

Das Ziel besteht darin, Fehler und monotone Aufgaben in Mitarbeiterhand zu reduzieren. Unternehmen können auf diese Weise Zeit sparen, effizienter agieren und an Produktivität gewinnen.

Die Workflow-Automatisierung soll Arbeitskräfte nicht überflüssig machen, sondern Abläufe erleichtern, Qualität sicherstellen und wichtige Freiräume schaffen:

1. Die Ergebnisse automatisierter Workflows fallen positiver als jene manueller Arbeit aus.
2. Mitarbeiter haben mehr Zeit für erfüllende, wertschöpfende und kreative Arbeit.
3. Unternehmen sparen dank optimierter Geschäftsprozesse Geld. 

Es handelt sich also um keine Bedrohung für Arbeitsplätze, sondern um eine Chance für Angestellte und Unternehmen.

Die Vorteile der Workflow Automation

Insgesamt geht die Automatisierung von Workflows mit einer Fülle von Vorteilen einher. Je nach Branche und dem spezifischen Bereich fallen diese etwas unterschiedlich aus. Trotzdem gelten einige Punkte universell.

Im Folgenden finden sich die wichtigsten Vorzüge automatisierter Workflows im Überblick.  

1. Langwierige manuelle Aufgaben fallen weg 

Sich wiederholende und monotone Arbeit hat gleich mehrere Nachteile:

• Sie nimmt viel Zeit in Anspruch.
• Sie entzieht „wichtigeren“ Aufgaben den Fokus.
• Sie demotiviert Mitarbeiter.

Wenn Unternehmen nun solche Aufgaben automatisieren, lösen sie all diese Problempunkte. Indem weniger Zeit auf langwierige manuelle Prozesse entfällt, verringern sich mitunter unnötige Belastungen. Dies eröffnet wiederum neue Chancen. 

2. Höhere Produktivität und Wertschöpfung

Mit automatisierten Workflows liegt der Fokus verstärkt auf der Qualität der Arbeit. Die Quantität decken die Automatisierungen selbst ab, was Konsistenz bringt und Menschen Arbeitsschritte erspart. Dies wiederum ermöglicht produktivere und konzentriertere Arbeit an Prozessen, die sich nicht automatisieren lassen.

In der Summe bedeutet dies, dass mehr echte Wertschöpfung gelingt. Alle Beteiligten können sich geschärfter auf das konzentrieren, was ihr Unternehmen wirklich voranbringt. Das eröffnet neue Wege und ist somit ein echter Wettbewerbsvorteil. 

3. Weniger menschliche Fehler

Fehler sind ein Stück weit normal, aber oft auch vermeidbar. Mit einem automatisierten Workflow ist die Angriffsfläche für sie deutlich geringer. Da bestimmte Prozesse von selbst ablaufen, kann weniger schief gehen. Nicht automatisierbare Prozesse können Mitarbeiter dagegen verstärkt auf Fehler kontrollieren. 

• „Standard-Aufgaben“ verlaufen reibungslos.
• Festgelegte Arbeitsschritte vereinfachen Prozesse. 
• Automatisierte Aufgaben werden sicher erledigt. 

4. Besseres Zeitmanagement

Das Workflow-Management setzen wir gemeinhin nicht unbedingt mit Zeitmanagement in Verbindung. Allerdings wirken sich Automatisierungen unmittelbar auf das Zeitbudget aus. So besteht ein häufiger Problempunkt darin, dass Mitarbeiter ihren eigentlichen Kernaufgaben zu wenig Aufmerksamkeit widmen können.

Ergo bringt eine Automatisierung den wesentlichen Vorteil, dass sie über mehr frei nutzbare Kapazitäten verfügen:

• Das Zeitbudget steigt.
• Freiräume entstehen.
• Mehr Management ist möglich.

Kurz gesagt: Jeder automatisierte Workflow spart Zeit, die so für andere Aufgaben zur Verfügung steht.

5. Glücklichere Mitarbeiter

Mitarbeiter sind zufrieden, wenn sie ihre Fähigkeiten adäquat einsetzen können und zeitlich nicht überlastet sind. Zu viele banale Aufgaben bewirken genau das Gegenteil. Fallen diese nun durch automatisierte Geschäftsprozesse weg, sind Mitarbeiter folgerichtig zufriedener.

Workflow Automation in verschiedenen Bereichen

Workflow-Management-Software eröffnet unterschiedlichen Abteilungen neue Möglichkeiten. Gemäß der jeweiligen Ansprüche fällt die Workflow Automation verschieden aus – und liefert einen anderen Nutzen. 

IT

Die IT-Infrastruktur ist heutzutage enorm wichtig dafür, dass Unternehmen reibungslos arbeiten und wettbewerbsfähig sein können. IT-Teams obliegt die Aufgabe, Nutzer und Kunden bestmöglich zu unterstützen. Zum Beispiel hat das Incident Management eine immer größere Bedeutung für die IT-Infrastruktur und die Unternehmenssicherheit. Automatisierte Workflows  stellen hier sicher, dass Unternehmen schnell und effizient auf Vorfälle reagieren können.

Vertrieb

Der Vertrieb kann auf vielfältige Weise von der Workflow Automation profitieren. So lassen sich zum Beispiel Leads automatisch qualifizieren. Gute Möglichkeiten bilden auch automatisierte E-Mails zum Follow-up sowie Benachrichtigungen und Erinnerungen. Ebenso können Vertriebsteams einen konsistenten Informationsfluss aufstellen, indem sie automatisiert Daten aus einem CRM-System erhalten.  

Marketing

Für das Marketing gibt es zahlreiche Optionen, automatisierte Workflows zielführend zu nutzen. Typische Beispiele sind das E-Mail-Marketing oder die Social-Media-Planung. Als überaus wichtig erweisen sich auch die automatisierte Lead-Generierung und das Lead-Scoring. Weitere Möglichkeiten bilden A/B-Tests, personalisierte Inhalte und die Content-Verwaltung. 

Kundenservice

Der Kundenservice ist ein Bereich, für den sich die Workflow Automation hinlänglich bezahlt macht. Denn hier zählt es insbesondere, effizient zu arbeiten und Informationen schnell vorliegen zu haben. So kann zum Beispiel eine Software Support-Anfragen und die Kundenkommunikation strukturieren. Ebenso lassen sich auch hier ein CRM-System anbinden und zudem Ressourcen automatisiert planen.

Human Resources

Für Personalabteilungen können sich automatisierte Workflows als ein wahrer Segen erweisen. Folgende Bereiche sind hervorzuheben: 

• Bewerbermanagement
• Onboarding
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Schulungen und Weiterbildungen
• interne Kommunikation

Insgesamt kann Human Resources auf breiter Basis Automatisierungen einführen, um die eigene Arbeit zu verbessern, effizienter zu agieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. 

Tipps und Schritte für die Workflow-Automatisierung 

Eine Automatisierung zu erstellen, sollte klar durchdacht sein: 

• Nicht jeder Workflow eignet sich dafür, da Regelmäßigkeit und Wiederholbarkeit vonnöten sind.
• Der Workflow sollte klar und regelbasiert sein.
• Ein Nutzen muss klar vorhanden sein. 

Schließlich kann ein suboptimaler Prozess diesen Vorgang ad absurdum führen – Fehler werden so nicht vermieden, sondern wiederholt.

Mit einer soliden Vorarbeit macht sich eine Workflow-Automatisierung dagegen bereits nach kurzer Zeit bezahlt. Folgende Schritte entfalten dabei einen hohen Nutzen.

1. Analyse betreiben und klare Ziele setzen

Zunächst sollte feststehen, was sich Anwender und Stakeholder genau von einer Automatisierung versprechen. Im Idealfall entsteht eine Übersicht, in der relevante Bereiche, Nutzenfaktoren und Ziele klar erfasst sind: Wo kann ein Team wie davon profitieren – und woran lässt sich das bemessen? Mit bestimmten Tools lassen sich Workflows skizzieren und somit besser planen.

2. Workflows und geeignete Tools auswählen

Im nächsten Schritt geht es darum, die entsprechenden Workflows und passende Tools genau auszuwählen. So sollte eine Software zur Automatisierung auch gut zu den jeweiligen Arbeitsabläufen passen. Beispielsweise ergibt für IT-nahe Prozesse eine dedizierte ITSM-Lösung am meisten Sinn.

Tipp: Um unkompliziert Änderungen vornehmen zu können, empfiehlt sich eine Low-Code- oder No-Code-Lösung. Damit lassen sich selbstständig – auch ohne umfangreiche Programmierkenntnisse – Automatisierungen erstellen. 

3. Mitarbeiter schulen

Der Nutzen einer Workflow-Automatisierung hält sich in engen Grenzen, wenn Mitarbeiter nicht ausreichend von ihr profitieren können. Wer also in eine Software-Lösung investiert, sollte auch Schulungen und Trainings im Blick haben. Im besten Fall können Mitarbeiter so selbstständig automatisierte Workflows erstellen, die höchst sinnvoll und praktikabel sind. 

4. Monitoring und Optimierung betreiben

Um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen, sollte man einen automatisierten Prozess überwachen. Oft reichen bereits einige einfache Maßnahmen aus, um einen reibungslosen Ablauf zu kontrollieren. Im Zentrum steht dabei, dass die Automatisierung ihren Zweck erfüllt. Ebenso bieten sich regelmäßige Optimierungen an, damit die Workflow Automation den aktuellen Anforderungen entspricht. 

5. Compliance beachten

Gesetzliche Bestimmungen und Compliance-Vorgaben begegnen uns auch bei der Workflow-Automatisierung. Daher sollten Anwender von Anfang an sicherstellen, dass sämtliche Vorgaben erfüllt sind. Wenn erst einmal Probleme da sind, ist es zumeist zu spät. 

Zusammenhänge der Workflow-Automatisierung

Workflow Automation weist einige enge Zusammenhänge mit anderen relevanten Bereichen auf. Hier finden sich die wichtigsten davon. 

Business Process Management Software (BPMS)

Die Workflow-Automatisierung und Prozessmanagement, auch Business Process Management (BPM) genannt, stehen in einem unmittelbaren Zusammenhang. So dienen Workflows dem reibungslosen und effizienten Ablauf von Prozessen. Im Idealfall kommt dafür eine Process Management Software (BPMS) zum Einsatz, die unter anderem Geschäftsprozesse automatisiert. Workflows beziehungsweise Arbeitsschritte spielen dabei eine wichtige Rolle. 

Robotic Process Automation (RPA)

Für automatisierte Arbeitsschritte entfaltet dieses Verfahren eine hohe Relevanz. Hier übernehmen Software-Roboter (Bots) regelbasierte Tätigkeiten, die sich wiederholen und zumeist zeitintensiv sind. Workflows können Teil einer solchen Prozessautomatisierung sein. 

Workflow Automation und Informationsmanagement

Es ist ein recht simpler Zusammenhang: Das Informationsmanagement zielt darauf ab, dass den richtigen Personen zum passenden Zeitpunkt korrekte und vollständige Informationen vorliegen. Eine Workflow-Automatisierung hilft nun dabei, dass die dafür erforderlichen Schritte auch tatsächlich und fehlerfrei erfolgen. 

Fazit: Automatisierungen sind Erleichterungen 

Automatisierte Workflows bringen Unternehmen viele Vorteile. Weniger Fehler, mehr Zeit für echte Wertschöpfung und eine höhere Produktivität sind vielversprechend. In den unterschiedlichsten Abteilungen gibt es positive Effekte – am deutlichsten wohl im HR-Bereich, im Kundenservice und in der IT. 

Vor der Implementierung sollte ein klarer Nutzen für die Automatisierung identifiziert sein. Es handelt sich um keinen Selbstzweck, sondern um eine Erleichterung für Unternehmen. Somit müssen auch passende Software-Lösungen, die Mitarbeiter adäquat nutzen können, parat stehen. 

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