Workflow-Management-System: Definition, Vorteile, Tipps

Definition: Was ist ein Workflow-Management-System?

Ein Workflow-Management-System dient dazu, Workflows und Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu analysieren, zu steuern und zu überwachen. Das System führt dabei schrittweise durch die verschiedenen Aufgaben des entsprechenden Workflows.

Wie funktioniert ein Workflow-Management-System?

Ein Workflow-Management-System führt zuvor definierte Arbeitsabläufe regelbasiert aus und stellt sicher, dass diese eingehalten werden. Folglich sinkt der manuelle Aufwand, die Qualität der Ergebnisse steigt und Informationen kommen zuverlässig an. 

Dies kann im Einzelnen folgendermaßen aussehen:

Modellierung des Workflows

Zunächst geht es darum, die beteiligten Schritte sowie die vorliegenden Bedingungen, Ressourcen und Kriterien herauszustellen. Dabei kann ein Workflow-Diagramm helfen.

Automatisierung

Eine Workflow-Management-Software weist Aufgaben den passenden Usern oder Gruppen zu – basierend auf definierten Regeln, Fähigkeiten der Mitarbeiter und weiteren Kriterien. Dies umfasst die Benachrichtigung über Aufgaben, das Starten von Unterprozessen oder auch die Integration mit anderen Systemen.

Überprüfung

Workflow-Management-Tools überwachen, wie jeder Schritt fortschreitet. So lässt sich der Status einzelner Aufgaben und des gesamten Arbeitsablaufs in Echtzeit überprüfen. 

Daten- und Informationsmanagement

Ein adäquates System ermöglicht es, ein gutes Informationsmanagement zu betreiben und Daten den Workflows zuzuordnen. So lassen sich über integrierte Dokumentenmanagement-Funktionen automatisch Dokumente erstellen und verwalten, damit die benötigten Informationen stets verfügbar sind.

Reporting und Analyse

Funktionen für Berichte und Analysen helfen, die Leistung von Workflows zu überwachen. Ebenso lassen sich auf diese Weise mögliche Schwierigkeiten und Potenziale für Verbesserungen frühzeitig erkennen.

Kontinuierliche Verbesserung

Im Sinn der Prozessoptimierung lassen sich auf Basis von Analysen und Erfahrungswerten fortlaufend Verbesserungen vornehmen, um zum Beispiel effizienter und zielführender zu agieren und Fehler zu vermeiden.  

Vorteile eines Workflow-Management-Systems

Im Wesentlichen verbessern passende Software-Lösungen die Qualität von Workflows und zugehörigen Prozessen. Das geht mit kürzeren Durchlaufzeiten, geringeren Kosten und transparenteren Abläufen einher. 

Folgende Vorteile bringt ein passendes System mit sich: 

• Koordination von (komplexen) Arbeitsabläufen (auch zwischen verschiedenen Abteilungen) 
• standardisierte Abläufe 
• Workflow-Automatisierung 
• effizientere Prozessabläufe 
• Einsparung von Kosten 
• optimierte Nutzung von Ressourcen
• mehr Transparenz und Übersicht
• bessere Qualitätskontrolle
• Einhaltung von Vorgaben und Compliance
• optimierte Zusammenarbeit und höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

Für ein effizientes Workflow-Management ist ein unterstützendes System somit von entscheidender Bedeutung. Es hilft dabei, die Übersicht über bestehende Arbeitsabläufe zu gewährleisten und zu optimieren.

Beispiele für Workflows mit Software-Unterstützung

In der Arbeitswelt begegnen uns zahlreiche Abfolgen von sich wiederholenden Schritten. Mit einer Workflow-Management-Lösung werden diese schließlich zu Workflows.

Diese orchestriert nicht nur die einzelnen Schritte, sondern optimiert auch den gesamten Workflow – mehr Überblick, weniger Fehler und effizientes Arbeiten stellen sich ein. 

Beispiel #1: „Urlaubsantrag“

Für einen neuen Urlaubsantrag öffnet ein Mitarbeiter ein Tool und gibt seinen Namen und die zugehörigen Daten ein. Nun sendet er den Antrag, den der Vorgesetzte daraufhin in seinem Posteingang findet. Dieser prüft und genehmigt ihn, worauf der Mitarbeiter eine Bestätigung erhält. Die Software hat dabei den Workflow gesteuert.

Beispiel #2: „Rechnungsfreigabe“

Eine Rechnung geht per E-Mail ein, die über eine Systemanbindung an die richtige Mitarbeiterin verwiesen wird. Diese prüft die Rechnung und vergleicht deren Summe mit dem zur Verfügung stehenden Budget. 

Sie genehmigt die Rechnung und gibt diese an die verantwortliche Managerin weiter. Diese gibt sie schließlich frei, woraufhin die Finanzabteilung die Zahlung ausführt. Zuletzt werden die Rechnung und die zugehörigen Dokumente archiviert. 

 

Tipps für die Nutzung von Workflow-Management-Systemen 

Im Rahmen des Workflow-Managements zählt es, die entsprechenden Tools durchdacht, zielorientiert und mit klaren Intentionen zu nutzen. 

Folgende Tipps helfen dabei, eine Workflow-Management-Plattform effektiv zu nutzen:

Technische Tipps für die Auswahl

1. eine gründliche Analyse betreiben: Vor der Implementierung empfiehlt es sich, eindeutig herauszufinden, welche genauen Abläufe verbesserungswürdig sind und wo eventuelle Engpässe oder Schwachstellen bestehen.
2. die Implementierung berücksichtigen: Viele Unternehmen vernachlässigen es, einzuschätzen, wie lange die Einrichtung einer Workflow-Management-Software dauert. Es sollte grundsätzlich nicht allzu viel Zeit in Anspruch nehmen, bis sich ein solches System effektiv nutzen lässt.
3. auf Low-Code setzen: Um Software zu entwickeln oder zu ändern, sind traditionell umfangreiche Programmierkenntnisse erforderlich. Mit Low-Code gelingt dies deutlich leichter, so dass sich – bei Bedarf – viel unkomplizierter Änderungen vornehmen lassen.
4. Hosting klären: Um sichere Daten zu haben und Compliance zu erreichen, muss feststehen, wo der Anbieter einer cloud-basierten Workflow-Management-Lösungen seine Server hat und wie es um deren Sicherheit bestellt ist. Grundsätzlich ist ein Standort in Deutschland oder generell in Europa sicherer als einer in den USA (Grund: US CLOUD Act) oder anderswo.

Tipps für die Nutzung 

1. Automatisierungspotenzial aufdecken: Wenn es in einem System Möglichkeiten für automatisierte Workflows gibt, sollten Unternehmen diese auch nutzen. Dafür muss geklärt sein, wo genau ein entsprechendes Potenzial herrscht.
2. Zeitrahmen festlegen: Für digitale Workflows und die einzelnen Arbeitsschritte ist es ratsam, Zeiten festzulegen: Wann genau fängt etwas an und wann hört etwas auf?
3. auf Benutzerfreundlichkeit achten: Generell muss eine Workflow-Management-Lösung gut bedienbar sein, damit Mitarbeiter sie akzeptieren und hinlänglich von ihr profitieren.
4. kontinuierlich überwachen und optimieren: Das Thema Workflow-Management ist nie so richtig abgeschlossen. Wer Arbeitsabläufe anhand eines Systems stetig beobachtet und verbessert, erhöht die Chance auf dauerhaft effiziente Workflows.

Zusammenhänge

Workflow-Management-Software weist einige Zusammenhänge zu anderen relevanten Themenbereichen auf. Die wichtigsten davon sehen sich hier erklärt. 

Workflow-Management-System und Business Process Management (BPM)

Workflows sind häufig Prozessen untergeordnet – und so gehören das Prozessmanagement und Workflow-Management-Tools klar zusammen. Wo das BPM Geschäftsprozesse verwaltet und optimiert, gestaltet eine Workflow-Plattform einzelne Arbeitsschritte reibungslos und effizient.

Workflow-Management-System und Business Process Management Software (BPMS)

Das Workflow-Management beschäftigt sich mit Arbeitsschritten: Die passenden Personen sollen die richtigen Aufgaben in der korrekten Reihenfolge bearbeiten. Das Prozessmanagement befasst sich dagegen mit übergeordneten Zusammenhängen, zum Beispiel mit welchen Geschäftsprozessen sich Ziele erreichen lassen. 

Eine Workflow-Management-Software hilft Mitarbeitern dabei, Aufgaben effektiv auszuführen, wohingegen eine BPMS Geschäftsprozesse analysiert und verbessert. Workflow-Management ist dabei ein wichtiger Teilbereich des Prozessmanagements. 

Workflow-Management-System und Workflow Engine

Eine Workflow Engine gehört als ein wichtiger Bereich zu einem Workflow-Management-System. Sie automatisiert Teilprozesse und ermöglicht, dass diese reibungslos ablaufen. Die „Engine“ führt Verbesserungen aus, wobei das System als Ganzes zum Beispiel auch der Analyse dient.  

Workflow-Management-Systeme und Informationsflüsse

Beim Workflow-Management zählt es verstärkt, dass Dokumente und Informationen zur richtigen Zeit an die passenden Personen gelangen. Wo ein Workflow-Management-System in weiten Teilen Arbeitsschritte (samt erforderlicher Dokumente) orchestriert und eine gute Kommunikation fördert, schafft es zielführende Informationsflüsse. Die Software dient somit auch dem Informationsmanagement sowie dem Dokumenten-Management. 

Fazit: Systemgestütztes Workflow-Management verbessert Abläufe 

Workflow-Management-Systeme erweisen sich als äußerst hilfreich, indem sie Workflows erstellen, optimieren und automatisieren. Wichtig ist es dabei zunächst, einen Überblick über die einzelnen Prozessschritte zu gewinnen.

Die Möglichkeiten reichen von effizienten Abläufen, über die Einsparung von Kosten bis hin zu zufriedeneren Mitarbeitern. Das System sollte dabei vor allem die tägliche Arbeit erleichtern. 

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